Das fragen wir Toni Altindagoglu, Geschäftsführer der PANDION Servicegesellschaft mbH in Köln. Seine Verwaltungsfirma gehört zur PANDION Gruppe, die deutschlandweit Wohn- und Gewerbeprojekte entwickelt und realisiert.

Herr Altindagoglu, wie kommt es dazu, dass Bauträger und Verwalter einer Wohnimmobilie scheinbar „eins“ sein können?

Altindagoglu: Baut ein Bauträger eine Immobilie und teilt sie in Wohnungs- und Teileigentum auf, bestimmt er in der Teilungserklärung den gesetzlich vorgeschriebenen ersten Verwalter. Paragraf 26 WEG erlaubt die Erstbestellung für bis zu drei Jahre. Häufig wird dabei eine vom Bauträger allein zu diesem Zweck gegründete Tochterfirma mit der WEG-Verwaltung beauftragt. Es handelt sich dabei um zwei verschiedene Firmen, die unter einem Dach arbeiten. Diese Praxis ist nicht selten, denn sie bietet Vorteile.

Nun ist das bei Ihren Projekten überwiegend auch der Fall. Sie vertreten die Eigentümer und gehören gleichzeitig zum entsprechenden Bauträgerunternehmen.

Altindagoglu: Ja, bei PANDION ist diese Praxis historisch gewachsen, mit dem Ziel, die gesamte Wertschöpfungskette einer Immobilie abzudecken. Neben der Entwicklung und dem Baumanagement gehören bei PANDION auch der Wohnungsverkauf und die Design- bzw. Sonderwunschleistungen dazu. Ab den Zeitpunkt der Übergabe der fertigen Wohnungen an die Erwerber übernimmt die PANDION Service die Verwaltung.

Warum ist das nach Ihrer Meinung ein Vorteil?

Altindagoglu: Wir haben bisher überwiegend positive Erfahrungen in dieser Rolle gemacht. Durch die enge Zusammenarbeit zwischen Verwaltung und Bauträger entsteht gerade in einer sehr frühen Phase des Neubauprojekts ein Mehrwert für den Kunden. Potenzielle Planungsfehler können rechtzeitig erkannt und Risiken minimiert werden. Durch die Implementierung in den Entwicklungsprozess kennen wir die jeweilige Immobilie sehr früh sehr genau. Das ist ein Vorteil für die spätere Verwaltung. Auch die Aufstellung von Jahreswirtschaftsplan und -abrechnung können durch die entsprechenden Erfahrungswerte präziser durchgeführt werden.

In welchen Bereichen wirkt sich die Abstimmung im Vorfeld konkret aus?

Altindagoglu: Wir arbeiten unser Know-how unter anderem aktiv in die Teilungserklärung und Gemeinschaftsordnung ein und geben wichtige Erfahrungshinweise, um späteren Schwierigkeiten im laufenden Betrieb vorzubeugen. Auch bei der Konzeption der Stromzählung oder bei Erstellung einer Zählermatrix ist es sinnvoll, die Verwaltung frühzeitig einzubeziehen – damit im Sinne der späteren Eigentümergemeinschaft eine praktikable Abrechnung erfolgen kann. Und natürlich erleichtert es uns auch deutlich die Arbeit, wenn ein Objekt gut geplant wurde.

Das klingt nachvollziehbar, warum setzen dann einige Bauträger doch eher auf eine externe Erstverwaltung?

Altindagoglu: Gerade kleinere Bauträger haben die Infrastruktur dafür nicht im eigenen Unternehmen. Andere scheuen sich davor, eine hauseigene Verwaltung für die Gemeinschaften einzusetzen, allzu gefürchtet sind die im Raum stehenden Interessenskollisionen bei Gewährleistungsmängeln.

Ist diese Sorge nicht berechtigt?

Altindagoglu: Ich halte diese Sorge eher für unberechtigt. In der Praxis ist das irrelevant.

Wie ist denn die Situation in der Gewährleistung nach Übergabe?

Altindagoglu: Der Bauträger, der eine Wohnungsanlage erstellt hat, haftet gegenüber den Erwerbern für die ordnungsgemäße und mangelfreie Erstellung des Bauwerks. Der WEG-Verwalter als Bauträgerverwalter hat die gleichen Pflichten, wie jeder andere Verwalter, unabhängig davon, ob er mit dem Bauträger unter einem Dach sitzt, mit ihm gesellschaftsrechtlich verbunden oder von ihm abhängig ist.

Und das bedeutet?

Altindagoglu: Auch ein Bauträgerverwalter hat die Pflicht, die sachgerechte Erstellung der Immobilie zu prüfen und die Eigentümer auf Gewährleistungsrechte, unterschiedliche Handlungsoptionen und eine drohende Verjährung hinzuweisen. Hat der Verwalter Anhaltspunkte dafür, dass ein Mangel am Gemeinschaftseigentum entgegen einer Erklärung des Bauträgers nicht beseitigt ist, muss er die Wohnungseigentümer hierüber unterrichten und auf einen entsprechenden Beschluss über das weitere Vorgehen hinwirken.

Auch wenn er praktisch „gegen sich selbst“ agieren müsste?

Altindagoglu: Selbstverständlich. Unsere Aufgabe ist die Durchsetzung der Interessen unserer Eigentümergemeinschaften. Diese Pflicht ist gesetzlich verankert. Und natürlich sind wir gegenüber unseren Kunden loyal. Aber ich sehe es gar nicht als ein Gegeneinander von Interessen.

Die Vermutung läge nahe, dass sich ein dem Bauträger nahestehender Verwalter nicht mit der notwendigen Sorgfalt und Nachdrücklichkeit um die Gemeinschaftsbelange kümmert?

Altindagoglu: Es ist ganz einfach: Der Bauträger hat ein Interesse daran, dass der Verwalter korrekt arbeitet – vor allem bei der sauberen Aufarbeitung von Gewährleistungsansprüchen. Dieses Interesse ist wirtschaftlicher Natur, denn der Bauträger muss auch seine eigenen Ansprüche gegenüber Vertragspartnern, Bauunternehmen und Anlagenbauern anmelden. Eine lückenlose, rechtzeitige und sachgemäße Dokumentation erleichtert die in der Praxis sehr aufwendige Aufgabe. Mit einem guten Verwalter bleibt der Bauträger nicht auf seinen eigenen Ansprüchen sitzen.

Wie leben Sie das in der Praxis?

Altindagoglu: Praktisch und nicht zu unterschätzen sind hier die kurzen und persönlichen Kommunikationswege, die bei der Klärung von Gewährleistungsmängeln oft ein schnelles Ergebnis mit sich bringen. Außerdem erreichen wir viel häufiger Kulanzleistungen für unsere Eigentümer, wenn es sich beispielsweise um strittige Mängel handelt.

Sie betonen also die Vorteile dieser Konstellation?

Altindagoglu: Ja. Lückenlose Kundenzufriedenheit in allen Phasen des Lebenszyklus einer Immobilie ist ein entscheidender Wettbewerbsvorteil für uns. Wenn Bauträger und Verwalter in der Unternehmensgruppe Hand in Hand arbeiten, kann der mit viel Aufwand erschaffene Wert für Kunden über Jahre erhalten werden. Wir führen also das Qualitätsversprechen der Marke PANDION fort.

Vielen Dank für das Gespräch.

Wie erkenne ich, ob die Verwaltung Ihren Pflichten bei der Verfolgung von Gewährleistungsmängeln nachkommt?

Wir empfehlen unseren Gemeinschaften grundsätzlich folgendes Vorgehen als Standards in der Zusammenarbeit:

  1. Regelmäßige Begehungen des Objektes durch die Verwaltung, um rechtzeitig und proaktiv Mängel festzustellen.
  2. Durchführung der Wartungen und Prüfungen der sicherheitstechnischen Anlagen durch Prüfsachverständige, um die Ansprüche zu sichern bzw. nicht zu gefährden – und im Zuge der Wartung festgestellte Mängel anzuzeigen.
  3. Die Verwaltung sollte die von den Eigentümern angezeigten Mängel dahingehend prüfen, ob es sich um Gemeinschaft-/oder Sondereigentum handelt, und zeigt die Mängel am Gemeinschaftseigentum gegenüber dem Bauträger unter Fristsetzung schriftlich an.
  4. Die Mängel sollten dann in einer entsprechenden Mängelliste erfasst und nachgehalten werden.
  5. Zu den Aufgaben gehören dann auch neben der schriftlichen Mängelanzeige gegenüber dem Bauträger nebst Fristsetzung und Dokumentation der Mängel auch Termine und Korrespondenz mit Sachverständigen, Rechtsanwälten, Bauaufsicht – und die Korrespondenz mit dem Bauträger (z.B. Begleitung der außergerichtlichen und gerichtlichen Verfolgung der Gewährleistungsansprüche.)
  6. Wenn sich ein weiterer Handlungsbedarf ergibt, z.B. aus der Ablehnung eines Mangels oder durch eine nicht zufriedenstellende Mangelbeseitigung, ist in der nächsten Versammlung der konkrete Beschluss über die Einleitung von weiteren Maßnahmen wie z.B. Beauftragung von Sachverständigen zur Mangelbegründung oder die Beauftragung eines Rechtsanwaltes mit der außergerichtlichen oder gerichtlichen Beauftragung konkret für den Mangelpunkt zu beschließen.
  7. Der Verwalter hat dabei die Wohnungseigentümer auf mögliche Gewährleistungsansprüche und auf eine drohende Verjährung dieser Ansprüche hinzuweisen.
Toni Altindagoglu

Toni Altindagoglu

Toni Altindagoglu ist Immobilienkaufmann und Geschäftsführer der PANDION SERVICE. Zuvor war Altindagoglu als Abteilungsleiter beim größten Kölner Wohnungsunternehmen beschäftigt. Seit 2015 zeichnet er verantwortlich für die PANDION SERVICE. Spezialgebiet ist die Verwaltung anspruchsvoller Immobilien.