Warum PANDION SERVICE und smarteins ein eigenes Tool zur Stimmabgabe per App entwickelt haben.

Die manuelle Stimmenauszählung bei Beschlüssen auf Eigentümerversammlungen (WEG) ist zeitraubend und fehleranfällig. Nach internen Berechnungen der PANDION SERVICE liegt der Aufwand für WEG-Verwalter und Eigentümer bei großen Eigentümergemeinschaften bei bis zu 2 Stunden, pro WEG-Versammlung. Das entspricht bei 50 Versammlungen pro Jahr  einem Aufwand von etwa 100 Arbeitsstunden, d.h. 2,5 Arbeitswochen – nur für die Auszählung und die Nachbereitung der Eigentümerversammlung am darauffolgenden Tag.

Jetzt ermöglicht der Gesetzgeber mit der WEG Reform 2020 (Wohnungseigentumsmodernisierungsgesetz) erstmals den Einsatz digitaler Hilfsmittel zur Echtszeitauszählung.

Längst überfällige Digitalisierungsstrategie

Toni Altindagolgu, Geschäftsführer der PANDION SERVICE, erinnert sich gut an eine Eigentümerversammlung im Jahr 2018 mit etwa 100 Wohn- und Garageneinheiten. „Es war eine Katastrophe. Die Meinungslage bei einem entscheidenden Beschluss war nicht eindeutig. Deshalb mussten Ja-Stimmen, Nein-Stimmen und Enthaltungen einzeln, namentlich per Handzeichen aufgenommen werden. Anschließend übertrugen wir die Stimmen in eine Excel-Liste und es stellte sich heraus, dass einige Eigentümer gar keine Stimme abgegeben hatten oder die Stimmen in der unübersichtlichen Gemengelage untergingen. So mussten wir nachkontrollieren und bei allen Eigentümern nachfassen, denn wir brauchten 100 % Klarheit. Nochmal zählen, um sicher zu gehen. Damit stieg die Nervosität unter den anwesenden Eigentümern, da sich die Versammlung dadurch hinauszögerte. Das war sehr ungünstig und wir haben überlegt, wie wir den Prozess optimieren können.“

Die manuelle Auszählung in der Versammlung war sehr ungünstig und Auslöser für interne Überlegungen, wie der Prozess optimiert werden kann.

Toni AltindagogluGeschäftsführer der PANDION SERVICE

Verwalterpraxis, Abstimmungsmethoden und Risiken bei der Abstimmung

Richtig ist: Wenn kein Modus zur Abstimmung festgelegt wurde, liegt die Wahl des Verfahren zur Abstimmung im Ermessen des Versammlungsleiters bzw. Verwalters. Das Abstimmungsverfahren kann jedoch im Rahmen der Gemeinschaftsordnung oder durch einen Beschluss oder Geschäftsordnungsbeschluss definiert werden. Einschränkungen bestehen nur, sofern eine ungestörte Willensbildung beeinträchtigt wäre.

In der Verwalterpraxis haben sich daher die folgenden Methoden bewährt:

  • Akklamation
  • Handheben oder Heben von Stimmzetteln
  • Abgabe von Stimmzetteln

Wichtig ist, dass eine klare Feststellung des Ergebnisses erfolgen kann.Die Verwalter erfassen in der Praxis die Stimmen in einer Excel Liste, um das Auszählungsergebnis zu den jeweiligen Beschlüssen zu ermitteln und zu dokumentieren.

Gerade bei knappen Auszählungen, die keine eindeutige Beschlussfassung erlauben, kann eine solche Abstimmung ein langwieriger Prozess sein. Davon sind regelmäßig auch sehr große WEGs betroffen, denn nicht selten haben Eigentumsanlagen heute bis zu 500 Wohnungseigentumseinheiten oder mehr. In jedem Fall ist die manuelle Auszählung aufwändig und verlängert die Eigentümerversammlung unnötig. Gerade bei der Wahl des Verwalters oder Beirats mit jeweils mehreren Kandidaten sollte eine solche Situation dringend vermieden werden. Es entsteht Unruhe. Und mit der Stimmenmenge und verbrauchten Zeit steigt die Anspannung. Häufig kommt es bei manuellen Auszählungen auch zu menschlichen Fehlern. Das Anfechtungsrisiko steigt erheblich und damit auch das Haftungsrisiko für den Verwalter.

Rechtliche Voraussetzungen zum Einsatz einer Online-Abstimmung für WEG-Beschlüsse geschaffen

Das Wohnungseigentumsmodernisierungsgesetz 2020 vereinfacht die Eigentümerversammlung und die Beschlussfassung:

  • Es können Einladungen und Umlaufbeschlüsse per E-Mail durchgeführt werden
  • Die Anwesenheit per Videozuschaltung ist möglich, hybride Veranstaltungen sind ausdrücklich im Gesetz vorgesehen
  • Die Eigentümergemeinschaft kann jetzt durch Beschluss auch die Online-Teilnahme an der Versammlung erlauben und die konkreten technischen Bedingungen festlegen

Zum ausführlichen Fachbeitrag und der Digitalisierung im WEG-Gesetz

Eine eindeutige Empfehlung für eine konkrete Anwendung zur digitalen Unterstützung durch den Verband fehlte jedoch seinerzeit.

Grund genug, ein eigenes System zu entwickeln.

Entwicklung des Abstimmungs-Tools für WEG Versammlungen

Die vorgenannten Schwierigkeiten sind ein Lehrbuchbeispiel für eine sinnvolle digitale Abstimmungslösung.

Wir wollen Präsenzveranstaltungen digitalisieren. Stimmzettel und Handzeichen durch Smartphones ersetzen. Ergebnisse in Echtzeit präsentieren.

Toni AltindagogluGeschäftsführer der PANDION SERVICE

Vorteile der Online Stimmabgabe auf einen Blick

  • Minimierung des Auszählungsrisikos, keine Handzeichen, keine Stimmzettel
  • Auszählungsergebnisse stehen in Echtzeit zur Verfügung, um Klarheit bei knappen Mehrheiten zu schaffen
  • Verkürzung der Versammlungsdauer
  • Automatischer Export der gesamten Beschlussniederschrift und Beschlusssammlung
  • Die Anwendung sollte die Versammlungsleitung Schritt für Schritt durch die Versammlung leiten, um formelle Fehler von vornherein zu eliminieren
  • Die Ergebnisse der Abstimmung werden großflächig und für alle Eigentümer sichtbar dargestellt
  • Die jeweiligen Erläuterungen und Beschlussvorschläge können parallel auf dem Smartphone der Eigentümer nachgelesen werden
  • Die Anwesenheit der Eigentümer kann digital festgestellt werden

Die Anwendung sammelt alle Daten. Damit ist der Export der entsprechenden Dokumente zur Nachbereitung auf einen Klick unproblematisch. Die Beschlusssammlung und das Versammlungsprotokoll sind in wenigen Minuten erstellt. Zeitaufwendige Protokollerstellung und Beschlusssammlungen gehören der Vergangenheit an.

Lösung zur digitalen Abstimmung bei Eigentümerversammlungen

PANDION SERVICE und smarteins haben in Kooperation eine gesetzeskonforme und unabhängige Lösung zur digitalen Stimmabgabe bei Eigentümerversammlungen entwickelt.

Damit können WEG-Verwalter Eigentümerversammlungen vollständig mit digitalisierter Unterstützung durchführen. Inzwischen auch online, hybrid wie auch traditionell als Präsenzveranstaltung.

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Toni Altindagoglu

Toni Altindagoglu

Toni Altindagoglu ist Immobilienkaufmann und Geschäftsführer der PANDION SERVICE. Zuvor war Altindagoglu als Abteilungsleiter beim größten Kölner Wohnungsunternehmen beschäftigt. Seit 2015 zeichnet er verantwortlich für die PANDION SERVICE. Spezialgebiet ist die Verwaltung anspruchsvoller Immobilien.