Wirtschaftsplan – das klingt erst einmal komplizierter, als es tatsächlich ist. Verantwortlich für dessen Erstellung ist nach §28 des WEG-Gesetzes nämlich vor Beginn eines jeden Wirtschaftsjahres zunächst einmal der WEG-Verwalter, der hierbei in der Regel über einen jahrelang gewachsenen professionellen Erfahrungsschatz verfügt und gleichzeitig aktuellste Neuregelungen und Preisentwicklungen im Blick hat. Das ist ein Vorteil der Bauträgerverwaltung. Der Wirtschaftsplan listet sämtliche für das laufende bzw. kommende Jahr zu erwartenden Ausgaben und Einnahmen verständlich und nachvollziehbar für alle WEG-Mitglieder auf. Das sind vor allem die laufenden Betriebskosten für die Wasser- und Warmwasserversorgung, Heizung, Gebäude-, Schornstein- und Straßenreinigung, die Müllabfuhr und die abgeschlossenen Versicherungen. Hinzu kommen Verwaltungskosten, die Kosten für Instandhaltung und Instandsetzung sowie die Beiträge zur Erhaltungsrücklage, vormals Instandhaltungsrücklage.

Diese Kosten bilden dann zusammengenommen die kalkulatorische Grundlage für die Berechnung der monatlichen Vorschüsse (vormals Hausgelder), die dann anhand der Regelungen in der Teilungserklärung individuell nach Wohnungseinheit und -eigentümer festgesetzt werden – in der Regel bestimmt der jeweilige Miteigentumsanteil über die genauen Höhen der verschiedenen Zahlungen, die jeder Eigentümer leisten muss. Sie dienen als Vorschüsse zur Kostentragung für das laufende/kommende Wirtschaftsjahr, schließen gleichzeitig die Instandhaltungsrücklage zur Deckung zukünftiger größerer Ausgaben, beispielsweise die Sanierung der Fassade, mit ein und müssen (§28, Absatz 1 WEG-Gesetz) von der Eigentümergemeinschaft geprüft und beschlossen bzw. mit Blick auf den bereits erstellten Wirtschaftsplan „abgenickt“ werden.

Worauf bezieht sich ein Wirtschaftsplan ?

Der Wirtschaftsplan bezieht sich ausschließlich auf das Gemeinschaftseigentum der WEG. Die Kosten des Sondereigentums dürfen hier nicht rein. Deshalb sollten Eigentümer zusätzlich stets auch einen „Haushaltsplan“ für das eigene Sondereigentum im Kopf haben. Die tatsächlichen individuellen monatlichen Kosten beinhalten nämlich neben dem Hausgeld noch die privaten Kosten für Strom, Grundsteuer, Gas (es sei denn, die WEG verfügt über eine gemeinschaftliche Zentralheizung) oder die Telefon- und Internetanbindung.

Wie kalkuliert der Verwalter die zu erwartenden Kosten und Einnahmen für den Wirtschaftsplan ?

Mit Blick auf die Verbrauchskosten werden – bei Eigentümergemeinschaften, die bereits einige Jahre bestehen – die tatsächlichen Kosten und Verbräuche der Vorjahre für den Wirtschaftsplan herangezogen.

Insofern ist es für jede WEG ratsam, die jeweiligen Jahresabrechnungen des vergangenen Wirtschaftsjahres genau zu prüfen und gerade „Ausreißer“ nach oben oder unten zu hinterfragen.

Toni AltindagogluGeschäftsführer der PANDION SERVICE

Und selbst, wenn man sich hier über niedrige Verbräuche und eventuelle Rückzahlungen freut, müssen für das neue Jahr dann aber bereits bekannte Preissteigerungen z. B. der Energiekosten, Müllgebühren oder Abwasserkosten mit einkalkuliert werden.

Bei neu gebildeten Eigentümergemeinschaften, bei denen der Verwalter nicht auf Vorjahreszahlen zurückgreifen kann, bilden andere Liegenschaften ähnlicher Größe oder Beschaffenheit die Grundlage für den Wirtschaftsplan. Das hat sich vor allem bei den stark verbrauchsabhängigen Ausgaben für Heizung, Strom und Wasser bewährt. Nicht selten liegen bereits auch schon abgeschlossene Verträge durch den Bauträger vor, die von der Gemeinschaft übernommen werden müssen. Gängige Praxis wären z.B. Contracting-Verträge für die Wärmeversorgung oder Verträge für den Kabelanschluss. Hier stehen dann auch die Kosten schon entsprechend fest. Auch Wartungsangebote, die bereits eingeholt wurden oder aus laufenden Verträgen anderer Gemeinschaften stammen, sind für die Kalkulation von großem Nutzen. Ein Verwalter mit langjähriger Erfahrung zahlt sich deshalb gerade von Beginn an definitiv aus. Sollten – was aber äußerst selten ist – keine brauchbaren Erfahrungswerte aus anderen Objekten vorhanden sein, dienen die offiziellen Betriebskostenübersichten der einzelnen Bundesländer (Beispiel Berlin) als Richtwert.

Weiterhin muss der Verwalter von der Gemeinschaft bereits gefasste Beschlüsse mit berücksichtigen, wenn z.B. Wartungs- oder Versorgungsverträge neu vergeben wurden. Steht im kommenden Wirtschaftsplan zum Beispiel eine Wartung der Fenster und Türen an? Oder ist der Einbau einer Entkalkungsanlage geplant? Welche Angebote liegen hierfür vor? Wurden besondere Instandhaltungsmaßnahmen beschlossen?

All das muss mit den geschätzten laufenden Kosten und Verbräuchen kombiniert werden. Genauso wie absehbare Änderungen in den Dienstleisterverträgen, mögliche Schulden der WEG gegenüber Gläubigern oder eventuell anfallende Anwalts- und Gerichtskosten, Verwaltungskosten – hierfür bietet der Verwaltervertrag die Grundlage – und Kosten für zu erwartende dringliche Reparaturen.

Auch die Einnahmen der Gemeinschaft müssen mit rein in den Wirtschaftsplan – was beispielsweise dann der Fall ist, wenn die Gemeinschaft eine Photovoltaikanlage betreibt und der erzeugte Strom verkauft wird.

Wirtschaftsplan WEG

Muster für einen Wirtschaftsplan einer WEG

Kleiner Exkurs, aber nicht vergessen: Die Sonderumlage

Gerade diese dringlichen oder auch völlig unerwarteten Reparaturen und Ausgaben sind es, die „außer der Reihe“ den Beschluss einer Sonderumlage notwendig machen können. Sollte das gezahlte Hausgeld und die bereits angesparte Summe der Instandhaltungsrücklage nicht ausreichen, empfiehlt der Verwalter eine Sonderumlage, um den ungeplanten Finanzierungsbedarf zu decken. Was meistens dann passiert, wenn Modernisierungen oder Anschaffungen anstehen, für die keine oder zu wenige Rücklagen geschaffen wurden, wenn Schadensersatzansprüche fällig werden, wenn der Wirtschaftsplan viel zu niedrig kalkuliert war oder wenn Engpässe entstanden sind, weil ein Eigentümer zahlungsunfähig geworden ist.

Die WEG-Versammlung selbst muss die Umlage und ihre tatsächliche Höhe beschließen, genauso wie den Fälligkeitstermin der Zahlung.

Für Kapitalanleger: Welche Kosten aus dem Wirtschaftsplan können auf den Mieter umgelegt werden?

Wer im Rahmen einer Kapitalanlage seine Wohnung vermietet hat, kann in der Nebenkostenabrechnung die 17 in der Betriebskostenverordnung (BetrVK) aufgeführten Kostenarten umlegen – das sind vor allem die klassischen Verbrauchskosten wie auch die Grundsteuer für das Grundstück, die Kosten für die Sach- und Haftpflichtversicherung oder die Kosten für die Gartenpflege. Weitere Kosten aus dem Wirtschaftsplan wie zur Instandsetzung oder für die Verwaltung dürfen dem Mieter nicht „aufgebürdet“ werden.

Unser Tipp: Die Betriebskostenverordnung (BetrVK) sieht auch „sonstige Betriebskosten“ vor. Diese sollten in Mietverträgen genau bezeichnet sein, damit es keine Diskussionen um die Umlegbarkeit der Kosten gibt.

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Vor allem bei Neuvermietungen ist eine klare Aufteilung der umlage- und nicht umlagefähigen Kosten im Wirtschaftsplan wichtig, um die Höhe der monatlichen Vorauszahlungen richtig einschätzen zu können. Hier gilt: Lieber ein wenig großzügiger bei der Kalkulation der Plankosten sein, um Liquiditätsengpässe im laufenden Wirtschaftsjahr sowie Nachzahlungen im Folgejahr zu vermeiden.

Grundlage für die Ermittlung der Betriebskosten-Vorauszahlung für den Mieter sollte immer der Wirtschaftsplan sein und zusätzlich die Kosten des Sondereigentums auch enthalten wie z.B. die Grundsteuer.

(Vgl. auch unsere Hinweise zur Umlage und Abrechnung der Betriebskosten nach Abflussprinzip oder Leistungsprinzip)

Unser Tipp: Nehmen Sie in Ihren Mietverträgen eine entsprechende Regelung auf, mit der Sie die Betriebskosten exakt gemäß den Verteilerschlüsseln aus der WEG-Jahresabrechnung umlegen können. So sparen Sie sich viel Arbeit und Zeit.

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Wie können Wirtschaftsplan und Kosten optimiert werden?

Um die Vorschüsse auf lange Sicht nicht zu stark steigen zu lassen oder unerwartete hohe Sonderumlagen möglichst zu vermeiden, kann und sollte man als Eigentümergemeinschaft aktiv und gemeinsam mit dem Verwalter regelmäßig prüfen, wie Kosten und damit auch der kommende Wirtschaftsplan optimiert werden können.

Vor allem der genaue Blick auf laufende Verträge oder Versicherungen lohnt von Zeit zu Zeit. Eventuell macht es Sinn, neue Dienstleister mit einem besseren Preis-Leistungs-Verhältnis zu beauftragen oder eine Versicherung zu besseren Konditionen zu finden. Sollte man beispielsweise zu einem neuen Energieversorger wechseln, um beim Hausstrom oder den Betriebskosten für die Zentralheizung spürbar ökologischer zu wirtschaften? Macht sich bereits eine Verkürzung des Hauslicht-Intervalls bezahlt? Oder sollte man auch mal die eigenen Einsparpotenziale mit Blick auf das Müllaufkommen genauer unter die Lupe nehmen und umsetzen, um zusätzliche Restmülltonnen und somit auch Gebühren zu sparen?

Ein professioneller Verwalter sollte regelmäßig und proaktiv prüfen, wo Kosten eingespart werden können und vor allem über Rahmenverträge und Kooperationen spürbare Preisnachlässe für seine Kunden erzielen.

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Toni Altindagoglu

Toni Altindagoglu

Toni Altindagoglu ist Immobilienkaufmann und Geschäftsführer der PANDION SERVICE. Zuvor war Altindagoglu als Abteilungsleiter beim größten Kölner Wohnungsunternehmen beschäftigt. Seit 2015 zeichnet er verantwortlich für die PANDION SERVICE. Spezialgebiet ist die Verwaltung anspruchsvoller Immobilien.