Streichen oder nicht Streichen, Streit über Mängel und Schadensersatz oder strikte Weigerung zur Kostenbeteiligung bei Renovierung – genau solche Situationen will beim Auszug oder Einzug von Mietern niemand haben. Einen eventuellen Rechtsstreit schon gar nicht. Mit mietrechtlich stichhaltigem Vertragsunterbau, transparentem Ablauf, klaren Vereinbarungen und einem vollständigen und von allen Parteien unterschriebenen Übergabe- oder Abnahmeprotokoll lässt sich Ärger vermeiden. So gehen Sie sowohl bei der Übergabe Ihrer Wohnung an neue Mieter als auch bei der Abnahme zum Auszug effizient und richtig vor:

PANDION Services – Dienstleistungen für private Vermieter

Erstellung von Mietverträgen, Abrechnungen, Kleinreparaturen, Übergaben und Abnahmen oder auch der Wohnungsverkauf in der WEG – wir übernehmen diese Aufgaben gerne für Vermieter als Full Service Paket. Dennoch macht es Sinn, auch selbst einen groben Überblick über den richtigen Ablauf von Übergaben zu haben.

Wohnungsübergabe an neue Mieter – was sollten Sie beachten?

Mietvertrag

Ob komplett neu aufgesetzt oder auf der Grundlage vorangegangener Vermietungen – das gewählte oder genutzte Vertragsformular sollte immer und fortlaufend rechtlich geprüft und auf den neuesten Stand abgeklopft werden. Vor allem enthaltene Klauseln zu Schönheits- und Kleinreparaturen, Kündigungsverzicht oder Tierhaltungsverboten unterliegen häufig mietrechtlichen Anpassungen und können schnell unwirksam werden.

Die aktuellen Vorgaben zum Mietrecht sind in den §§ 535 bis 580a des BGB geregelt und können jederzeit abgerufen und eingesehen werden.

Wichtige Inhalte sollten außerdem sein, damit Sie als Vermieter nicht auf den Kosten sitzen bleiben:

  • Reinigung: Vereinbaren Sie, dass die Wohnung gereinigt zu übergeben ist. Die betreffenden Teile sollten konkret benannt sein: zum Beispiel Fliesen, Sanitäreinrichtungen, Fenster mit Rahmen und Fensterbänken, Zimmertüren oder – falls mitvermietet – auch die Küche mit Schränken, Schubladen und Elektrogeräten.
  • Bodenbelag: Vereinbaren Sie, dass der Mieter den Bodenbelag sauber, gereinigt und abgesehen von vertraglicher Abnutzung in einwandfreiem und ordnungsgemäßem Zustand zurückzugeben hat. Eine übermäßige Abnutzung, die der Mieter zu vertreten hat, sollte vorher fachmännisch auf eigene Kosten beseitigt werden. Die Beweislast, dass die Schäden nicht vom Mieter zu vertreten sind, liegt auch beim Mieter. Möchte der Mieter einen eigenen Bodenbelag verlegen, weisen Sie darauf hin, dass dieser weder teilweise noch vollständig verklebt werden darf. Durch die Entfernung entstandene Schäden sind vom Mieter zu tragen.
  • Beginn des Mietverhältnisses: Bei einem Erstbezug ist manchmal nicht auszuschließen, dass die Übergabe verschoben werden muss. Nehmen Sie dementsprechend einen Hinweis in den Mietvertrag auf: Das Mietverhältnis beginnt mit dem Tag der Übergabe des Mietgegenstandes an den Mieter.
  • Besonderheiten der Ausstattung: Wenn es besondere Einbauten gibt, wie zum Beispiel einen besonders hochwertigen Granitbelag im Bad, dann sollten Sie die dafür notwendige adäquate Behandlung aufnehmen. Mögliche Schäden, die durch eine Fehlbehandlung entstehen, können dem Mieter auferlegt werden.
  • Versicherungen: Der Mieter sollte zur zur Abdeckung etwaiger Schäden zum Abschluss einer Haftpflichtversicherung verpflichtet werden. Auf Anforderung ist diese dem Vermieter nachzuweisen.

Individuelle Vereinbarungen sollten zusätzlich ergänzt werden. Ist alles im Mietvertrag enthalten? Dann steht der Unterschrift nichts mehr im Wege.

Wohnungsübergabe

  • Übergabetermin: Vereinbaren Sie – wenn der Vormieter die Wohnung vollständig geräumt hat – für die Übergabe einen Zeitpunkt, an dem die Lichtverhältnisse in den einzelnen Räumen möglichst gut sind. Sollten Sie Ihrem Mieter schon vor dem im Mietvertrag vereinbarten Mietbeginn die Schlüssel übergeben, beginnt das Mietverhältnis abweichend vom Vertrag zu diesem Zeitpunkt. Die Miete schuldet der Mieter allerdings erst ab dem im Mietvertrag vorgesehenen Zeitpunkt.
  • Übergabeprotokoll: Um spätere Konflikte zu vermeiden und eine Beweisgrundlage für eventuelle Mängelgewährleistungsforderungen des Mieters oder Schadenersatzansprüche von Ihrer Seite zu haben, sollte der Zustand der Wohnung zum Zeitpunkt der Übergabe detailliert und vor allem schriftlich wasserdicht festgehalten werden – in einem von beiden Seiten unterschriebenen Übergabeprotokoll. Hier werden neben dem Zustand der Wohnung auch die Zählerstände (Wasser, Strom, Wärme) sowie die Anzahl der übergebenen Schlüssel dokumentiert. Das Protokoll ergänzt die Regelungen des Mietvertrages, letzterer geht jedoch bei Widersprüchen vor.
  • Schlüsselübergabe: Wohnungs- wie Innentürenschlüssel und eventuelle Zugangskarten etc. zur Tiefgarage – all das sollte im Protokoll festgehalten werden.
  • Kaution: Vor der Übergabe der Schlüssel an den Mieter, sollte der Vermieter sich die Überweisung der 1. Kautionsrate per Kontoauszug z.B. nachweisen lassen. Im besten Fall ist der Betrag bereits auf Ihrem Konto eingegangen Auch sollte dann schon die erste Miete überwiesen sein.
  • Es handelt sich um eine Neubauwohnung? Dann sollten Sie daran denken, dass Sie bei der Übergabe die Pflege- und Bedienungsanleitung für die Wohnung übergeben, damit z.B. die Nutzung von Sonnenschutzanlagen oder Pflege des Holzbodens geklärt ist.

Weitere Vermieterpflichten

Nach aktueller Gesetzgebung sind Sie weiterhin zur Ausstellung einer Bescheinigung verpflichtet, die dem Mieter den Einzug in die neue Wohnung schriftlich bestätigt

Digitale Wohnungsübergabe/Abnahme – geht das auch?

Mittlerweile gibt es effiziente und unkomplizierte digitale Lösungen, mit denen sich das Übergabe-/Abnahmeprotokoll auch On-the-Go per Smartphone oder Tablet in der Wohnung erstellen lässt – selbst im Keller, da die Programme auch offline arbeiten.

Auch die PANDION SERVICE nutzt eine entsprechende App bei Übergaben und Abnahmen. Aktuelle Zählerstände und Mängel können hier unkompliziert erfasst werden und gerade geschossene Fotos direkt hochgeladen und zur Dokumentation eingefügt werden. Das Protokoll kann hierüber auch von beiden Seiten unterzeichnet werden und wird dann automatisch per E-Mail an alle Parteien verschickt. Zusätzlich sind Mietvertrag und alle weiteren Angaben und Vereinbarungen zur Wohnung hinterlegt und jederzeit einsehbar.

So geht die digitale Wohnungsübergabe

Wohnungsabnahme bei Auszug

Hat der Mieter gekündigt, steht für Sie nicht nur die Suche nach einem Nachmieter an, sondern auch der Auszug muss „gut“ und für beide Seiten so zufriedenstellend wie möglich „über die Bühne gebracht“ werden. Auch hier ist es hilfreich, nach bewährtem Schema vorzugehen und sich über Rechte und Pflichten klar zu sein:

Mietvertrag und Übergabeprotokoll nochmal ansehen und prüfen

Was wurde im Mietvertrag zur Reinigung vereinbart? Was muss der Mieter mit von ihm gemachten Einbauten machen? Oder ist man selbst bereit, hier – zum Beispiel mit Blick auf eine vom Mieter installierte Küchenzeile – neue Absprachen zu treffen, um dies als Vorteil für die Nachvermietung zu nutzen? Vor dem Abnahmetermin mit dem Mieter empfiehlt es sich, den Mietvertrag noch einmal hervorzuholen, Details durchzugehen und zu prüfen, ob die dort festgehaltenen Regelungen noch dem aktuellen mietrechtlichen Stand entsprechen. Das Übergabeprotokoll sagt genau, in welchem Zustand die Wohnung übergeben wurde und wie viele und welche Schlüssel man „rausgegeben“ hatte – alles unerlässliche Informationen für den konkreten Abnahmetermin.

Vorabtermin

Vereinbaren Sie circa zwei bis vier Wochen vor Auszug und der eigentlichen Abnahme einen Vorabtermin mit Ihrem Mieter. Hier können Sie gemeinsam klären, welche Einbauten der Mieter noch abbauen muss oder welche er in der Wohnung lassen kann. Gibt es Schäden, für die der Mieter aufkommen muss? Oder gibt es etwas, dass Sie als Vermieter noch reparieren oder neu installieren müssen, um neu vermieten zu können? Wenn ihr Mieter damit einverstanden ist, halten Sie schriftlich fest, was bis zum Abnahmetermin noch zu erledigen ist.

Schäden oder Abnutzung – was muss noch gemacht werden?

Für normale Abnutzungsspuren in der Wohnung (z.B. Kratzer im Laminat, vereinzelte Kalkablagerungen etc.) muss der Mieter laut § 538 BGB nicht aufkommen und diese auch nicht beheben. Nur wenn der Mietvertrag gültige Regelungen mit Blick auf Schönheitsreparaturen enthält – und diese zum Zeitpunkt der Abnahme auch noch gültig sind – muss der Mieter hier entsprechend handeln. Was ist Abnutzung, was sind Schäden (z.B. eine abgebrochene Fensterbank oder ein Wasserschaden)? Genau diese Fragen müssen Sie bei der Vorabnahme klären.

Einbauten des Mieters – wie verfahren?

Hier können Sie – auch entgegen Ihrer ursprünglichen Vereinbarungen im Mietvertrag – individuell entscheiden: Sollen die vom Mieter gemachten Einbauten (wie Küche oder neuer Boden) wirklich wieder entfernt werden? Eventuell werten sie Ihre Wohnung auch auf und erleichtern die Weitervermietung. Halten Sie auch diese Vereinbarungen bei der Vorabnahme schriftlich fest.
Sollten Sie weiterhin auf die mietvertraglich festgelegte „Wiederherstellung des ursprünglichen Zustandes“ bestehen, muss der Mieter bis zur Abnahme sämtliche Einbauten (bspw. auch selbst eingebrachte Bodenbeläge oder Einbaugarderoben) rückgängig machen.

Der eigentliche Abnahmetermin

Sobald die Wohnung zum endgültigen Auszug komplett geräumt und im vereinbarten Zustand ist, kann die eigentliche Abnahme stattfinden. Als Vermieter ist das für Sie ein Pflichttermin – sollten Sie dort nicht erscheinen, müssen Sie die Kaution auch bei später entdeckten Mängeln vollständig auszahlen. Besichtigen Sie die Wohnung möglichst bei Tageslicht und nehmen Sie fürs Begutachten dunklerer Ecken zusätzlich eine Taschenlampe mit. Auf diese Punkte sollten Sie besonders achten:

  • Fußböden: Kratzer, Dellen, Wasserschäden?
  • Wände und Decken: Risse, abgeplatzte Stellen, Schimmel, feuchte Flecken?
  • Sanitär: Läuft Wasser? Funktioniert die Spülung? Sind Risse vorhanden? Wackelt nichts?
  • Fenster: Wie gut lassen sie sich öffnen und schließen? Funktionieren die Rollläden oder Jalousien? Sind alle Fenster ohne Brüche?
  • Heizung: Wird die Heizung warm?
  • Türen: Haben diese Dellen oder Kratzer?
  • Einbauküche: Sind Schäden sichtbar?

Abnahmeprotokoll – was muss rein?

Wie schon bei der Übergabe sollten Sie auch bei der Abnahme sowohl sich als auch Ihren Mieter über ein schriftliches Protokoll absichern – so können nachträglich keine Schäden mehr angelastet werden und niemand kann sich mehr aus den getroffenen Vereinbarungen herausreden.

Allerdings: Für erst nach dem Unterzeichnen entdeckte Schäden kann der Mieter nicht mehr verantwortlich gemacht werden. Es sei denn, er hat diese bewusst verschwiegen oder gar vertuscht.

Stimmen Sie die Struktur des Protokolls auf die Reihenfolge der Begehung ab und lassen genügend Platz für Anmerkungen, individuelle Vereinbarungen oder Fotos. Was immer rein muss:

  • Adresse der Wohnung, Name des Mieters, Datum der Abnahme
  • Dokumentation der Mängel: Nutzen Sie hier am besten die Tabellenform mit einer Spalte für jeden Raum, in der Platz für die Art der Mängel und Ihre Kommentare dazu ist.
  • Fotos sind mehr als 1000 Worte. Machen Sie ausreichend Fotos, vor allem dann, wenn Schäden auch zu protokolieren sind.
  • Zählerstände
  • Übergebene Schlüssel
  • Unterschriften Mieter/Vermieter

Ablesen und Nebenkostenabrechnung

Sind die Zählerstände zu Heizkosten, Wasser und Strom abgelesen, geben Sie die ersteren beiden an Ihre Hausverwaltung weiter, damit diese die Daten für die Teilabrechnung nutzen kann.

Laut §556 BGB sind Sie als Vermieter aber nicht zu Teilabrechnungen verpflichtet. Ihr Mieter kann zum Auszug oder kurz danach also nicht auf die Abrechnung seiner anteiligen Nebenkosten bestehen, sondern erhält diese erst nach Ablauf des kompletten Abrechnungszeitraums.

Den Strom übermittelt der Mieter in der Regel selbst an seinen Anbieter und rechnet hier direkt ab.

Aber Achtung: In vielen Fällen versäumen Mieter ihre Anmeldung beim Stromversorger, teilweise über Monate. Damit bleiben Sie als Vermieter weiterhin zuständig. Tipp: Nach Einzug sollten Sie den Mieterwechsel mit Zählerstand sowie Namen direkt an den Stromversorger melden damit dieser direkt mit dem Mieter abrechnet. Andernfalls werden Sie weiterhin vom Stromversorger zur Kasse gebeten. Der BGH hat im Jahr 2014 entschieden, dass Vermieter nicht auf diesen Kosten sitzenbleiben müssen. Gemäß §2 Abs. 2 der Stromgrundversorgungsverordnung muss nur derjenige, der die Steckdosen nutzt, den Strom auch bezahlen. Ein Problem liegt jedoch in der Beweislast, insbesondere dann, wenn im Übergabeprotokoll der  Zählerstand vergessen wurde. Ist das der Fall, holen Sie dies so schnell wie möglich nach. Ab diesem Zeitpunkt können Sie die Stromkostenforderungen aus der Kaution abziehen. Diese muss der Mieter auffüllen. Kommt Ihr Mieter Ihrer mehrfachen Aufforderung zur Anmeldung nicht nach, können Sie nur noch den Vertrag mit dem Stromunternehmen kündigen und „den Strom abdrehen“. In der Regel ist das der effektivste Weg ist, um einen säumigen Mieter zur Anmeldung zu bewegen.

Schlüsselübergabe

Wie viele Schlüssel wurden im Übergabeprotokoll bei Einzug überlassen? Genau diese muss Ihnen der Mieter zur Abnahme dann auch wieder zurückgeben. Wichtig ist es auch, festzustellen, ob einer der Schlüssel verloren gegangen und mittlerweile nachgemacht ist. Der Mieter ist Ihnen hierzu Rechenschaft schuldig. Was ist mit dem Original passiert? Besteht Missbrauchsgefahr oder ist er „nur“ in einen Abfluss gefallen? Muss der Mieter eventuell für eine neue Schließanlage aufkommen? Wenn ja, heißt das oft gleich mehrere tausend Euro. Die der Mieter aber nur zahlen muss, wenn die Schließanlage tatsächlich ausgetauscht wird.

Nach der Abnahme

Schäden beheben

Sollten Sie während der Abnahme Schäden festgestellt haben, die Ihr Mieter beheben muss, lassen Sie ihm schnellstmöglich eine Aufforderung zur Schadensbeseitigung zukommen und setzen Sie eine entsprechende Frist. Nach sechs Monaten verjähren die Ersatzansprüche in der Regel. Hält der Mieter sich nicht an die Abmachungen und Sie müssen Dienstleister beauftragen, können Sie die entstandenen Kosten dem Mieter in Rechnung stellen oder über die einbehaltene Kaution abrechnen.

Kaution zurückzahlen

Wussten Sie, dass Sie die Kaution nicht umgehend nach der Abnahme zurückzahlen müssen, sondern sich hier drei bis sechs Monate Zeit lassen können? Davon sollten Sie bei noch ausstehenden Schadensersatzansprüchen oder einer zu erwartenden Betriebskostennachzahlung Gebrauch machen. Prüfen Sie, ob noch Mietzahlungen ausstehen, Nebenkosten offen sind oder Renovierungen nicht vertragsgemäß ausgeführt wurden. Ist alles in Ordnung, zahlen Sie die Kaution aus und Sie können sich voll und ganz Ihren neuen Mietern widmen.

PANDION Service Newsletter abonnieren

Hinweis und Datenschutzbestimmungen

Ihre „E-Mail“ Adresse wird nicht an Dritte weitergegeben und zu keinem anderen Zweck verwendet. Für eine persönliche Anrede füllen Sie bitte das Feld Vorname und Nachname aus, dieses ist optional.

Ihre Einwilligung zum Erhalt des Newsletters können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen, indem Sie sich hier abmelden oder, indem Sie auf den Link zum Abbestellen klicken, den Sie am Ende eines jeden Newsletters finden. Hierfür entstehen Ihnen keine anderen als die Übermittlungskosten nach Basistarifen (Kosten Ihres Internet-Anschlusses). Wir verwenden Mailchimp als Marketingplattform. Indem Sie sich zum Newsletter anmelden, bestätigen Sie, dass Ihre Informationen an Mailchimp zur weiteren Verwendung übertragen werden. Mehr über den Umgang mit Ihren Daten finden Sie hier.

Weitere Informationen zu den Inhalten, der Protokollierung Ihrer Anmeldung, den Versand und den Abbestellmöglichkeiten des Newsletters sowie zu Ihren Rechten auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung und Ihrem Widerspruchsrecht, erhalten Sie in unserer Datenschutzerklärung die Sie hier abrufen können: Datenschutzerklärung.

Toni Altindagoglu

Toni Altindagoglu

Toni Altindagoglu ist Immobilienkaufmann und Geschäftsführer der PANDION SERVICE. Zuvor war Altindagoglu als Abteilungsleiter beim größten Kölner Wohnungsunternehmen beschäftigt. Seit 2015 zeichnet er verantwortlich für die PANDION SERVICE. Spezialgebiet ist die Verwaltung anspruchsvoller Immobilien.