Die klassische Eigentümerversammlung ist überholt. Lange Vor- und Nachbereitung oder postalische Einladungen wurden von smarten Tools für Hausverwaltungen abgelöst. Seit Oktober 2024 können Wohnungseigentümer sogar komplett virtuelle Versammlungen ohne physische Präsenz der Eigentümer beschließen.
Für PANDION SERVICE keine große Überraschung – denn als digitaler Vorreiter führte PANDION SERVICE schon Ende 2020 die hybride Eigentümerversammlung ein – fast zeitgleich mit der WEG Reform 2020. Wie die schnelle Adaption klappte? Lange Vorbereitungen und eine offene Haltung gegenüber technischem Fortschritt. Für PANDION SERVICE hat sich diese Veränderung von Anfang an bewährt. Toni Altindagoglu, Geschäftsführer von PANDION SERVICE, begleitet die Entwicklung der digitalen Eigentümerversammlungen nun schon seit vier Jahren. Im Interview teilt er seine Erfahrungen und gibt einen Ausblick auf kommende Entwicklungen.
Zusätzlich finden Sie am Ende des Interviews einen offiziellen Flyer zum Download vom vdiv, der ausführlich über die neuesten gesetzlichen Regelungen informiert.
Hybride Eigentümerversammlungen einfach erklärt
Das Wohnungseigentumsgesetz (WEG) sieht derzeit drei verschiedene Möglichkeiten vor, wie Eigentümerversammlungen durchgeführt werden können:
- Die klassische Präsenzveranstaltung: Sie bleibt der Standard, sofern die Wohnungseigentümer keine andere Regelung beschließen. Alle Wohnungseigentümer werden mit einer Ladungsfrist von mindestens 3 Wochen an einen Ort geladen.
- Die hybride WEG-Versammlung: Fällt die Eigentümergemeinschaft den Beschluss, dass hybride Versammlungen erlaubt sind, können Teilnehmer wählen: Möchten sie persönlich vor Ort oder digital von zu Hause aus dabei sein? Das ist seit 2020 möglich.
- Die rein digitale Eigentümerversammlung: Komplette Online-Versammlungen sind seit Oktober 2024 möglich. Weder Eigentümer noch Verwalter müssen physisch anwesend sein. Die Entscheidung darüber trifft die Eigentümergemeinschaft per Mehrheitsbeschluss – mit mindestens drei Vierteln der abgegebenen Stimmen.
Die letzte Gesetzesänderung 2024 ist ein Meilenstein für viele Hausverwaltungen und Eigentümer in Richtung Digitalisierung. Eigentümergemeinschaften sind allerdings nicht dazu verpflichtet, vollständig digitale Eigentümerversammlungen einzuführen.
Wichtig: Entscheiden sich Eigentümer bis Ende 2027 für eine reine Online-Versammlung, sind WEGs dennoch bis 2028 dazu verpflichtet, mindestens eine Eigentümerversammlung pro Jahr in Präsenz abzuhalten.
Im Wortlaut des Wohnungseigentumsgesetzes – Übergangslösung nach § 48 WEG:
„(6) Fassen die Wohnungseigentümer vor dem 1. Januar 2028 einen Beschluss nach § 23 Absatz 1a, ist bis einschließlich 2028 mindestens einmal im Jahr eine Präsenzversammlung durchzuführen, sofern die Wohnungseigentümer hierauf nicht durch einstimmigen Beschluss verzichten. Ein Verstoß gegen diese Pflicht führt nicht zur Nichtigkeit oder Anfechtbarkeit der in einer virtuellen Wohnungseigentümerversammlung gefassten Beschlüsse.“
Außerdem:
„… Die Eigentümer beschließen, dass Versammlungen in virtueller Form stattfinden oder stattfinden können. Allerdings gilt dies dann nur für längstens drei Jahre ab der Beschlussfassung“, fasst der vdiv zusammen.
Toni Altindagoglu im Interview – Erfahrungen der letzten 4 Jahre und was in Zukunft kommt
PANDION SERVICE ist digitaler Pionier und hat sich bereits 2018 mit der Frage beschäftigt, wie Eigentümerversammlungen für Eigentümer und Verwalter effizienter gestaltet werden können. Was 2018 in Zusammenarbeit mit dem Softwareentwickler Vulcavo (damals noch Smarteins GmbH) als Idee für digitale Abstimmungen begann, hat sich mittlerweile zum Marktführer entwickelt: Seit vier Jahren führt PANDION SERVICE regelmäßig hybride Eigentümerversammlungen durch.
Jetzt reflektiert er: Wie haben die Eigentümer am Anfang reagiert? Welche technischen Herausforderungen waren zu meistern? Und was bedeutet das neue Wohnungseigentumsgesetz 2024 über vollständig virtuelle Versammlungen für die Zukunft?
Herr Altindagoglu, Sie setzen seit einigen Jahren auf hybride Eigentümerversammlungen. Wie kam es dazu?
Toni Altindagoglu: 2018 wollten wir gemeinsam mit Vulcavo eine Software entwickeln, mit der unsere Eigentümer per Smartphone über Beschlüsse abstimmen können. Wir wollten die Auszählung automatisieren, weg von Stimmzetteln und Excel-Tabellen. Ziel war es, die Ergebnisse synchron zur Abstimmung auf einem Bildschirm zu verfolgen.
Dann kam Corona und die Möglichkeit einer hybriden Eigentümerversammlung wurde gesetzlich verankert. Wir mussten also viel weiter denken, als nur die Abstimmungen zu vereinfachen. Statt einer Abstimmungssoftware entstand dann das, was heute Vulcavo ist: ein digitales Komplettpaket für Hausverwaltungen inklusive der notwendigen Videokonferenzlösung. Eigentümer können online an Versammlungen teilnehmen und per Smartphone oder Desktop über Beschlüsse abstimmen. Verwalter erhalten Teilnehmerlisten, Auszählungen und Ergebnisse. Auch Protokolle können im Nachhinein per Knopfdruck erstellt werden. Ohne diese Kooperation gäbe es Vulcavo heute wahrscheinlich nicht.
Viele Verwalter scheuen noch den Einsatz digitaler Lösungen. Welche besonderen Herausforderungen mussten Sie bei der Einführung meistern?
TA: Ja, das ist natürlich eine Herausforderung für einen Verwalter, der sich mit der Technik nicht auskennt. Wir haben das gelöst, indem wir neben den Verwaltern immer eine technikaffine Person in den Sitzungen haben, z. B. einen jüngeren Verwalter oder Azubi. Bei hybriden Versammlungen muss man ja zwei Dinge gleichzeitig managen: die Online-Teilnehmer und die Eigentümer vor Ort. Das war für viele Verwalter anfangs eine Überforderung; oder ist es noch. Deshalb gibt es jetzt auch die Möglichkeit reiner Online-Versammlungen – die sind einfacher zu managen. Statt zwei Formate parallel zu koordinieren, konzentrieren wir uns auf einen virtuellen Raum. Das macht vieles effizienter: Statt ein Mikrofon durch den Raum zu reichen, nutzen Teilnehmer die digitale Meldefunktion. Auch Abstimmungen laufen in einem einheitlichen System – das mindert Fehler und spart Zeit.
Die Software Vulcavo selbst ist sehr anwenderfreundlich und führt einen sehr gut durch die Versammlung, ist sogar meines Erachtens eine Unterstützung, da es Schritt für Schritt den Verwalter durch die Versammlung führt.
”Die digitalen Tools schaffen vor allem bei großen WEGs mehr Transparenz und Effizienz. Besonders bei Abstimmungen zeigt sich der Vorteil: Das System berechnet die Stimmverhältnisse automatisch und zeigt das Ergebnis in Echtzeit an. Das schafft Klarheit – gerade bei knappen Mehrheitsentscheidungen, bei denen früher oft (mehrfach) nachgezählt werden musste.
Toni Altindagoglu
Ein häufiges Vorurteil: Ältere Eigentümer haben Probleme mit der digitalen Teilnahme. Wie sind Ihre Erfahrungen damit?
TA: Die erste hybride Eigentümerversammlung war vielleicht etwas schwierig. Aber wir nehmen uns dann am Anfang der Versammlung 10 bis 15 Minuten Zeit, um den Eigentümern die Abstimmung per Smartphone zu erklären. Es ist schön zu sehen, wie sich die Eigentümer auch untereinander helfen. Und dann läuft es wunderbar. Auch die älteren Eigentümer sind richtig begeistert, wie intuitiv doch alles ist und dass man bei Live-Abstimmungen die Ergebnisse direkt sehen kann.
”98 % der Eigentümer kommen mit der hybriden Eigentümerversammlung sehr gut klar.
Toni Altindagoglu
Was sind typische Bedenken, die Sie bei Eigentümern erlebt haben? Wie gehen Sie als Hausverwaltung damit um?
TA: Was vorkommen kann, ist, dass Eigentümer kein Smartphone haben. Die einfache Lösung: Die Hand heben und sagen, wie sie abstimmen wollen. Das geben wir dann in die Software ein.
Ein anderes Thema ist natürlich: ‚Was ist, wenn die Technik ausfällt?‘ Das ist uns in den letzten Jahren einmal passiert; die Verbindung war einfach weg. Die Lösung: ruhig bleiben. Wir haben den Support angerufen, und am Ende mussten wir nur den Browser wechseln – nach 10 Minuten lief alles wieder.
Die wichtigste Erfahrung ist: Die meisten Bedenken lösen sich in der Praxis von selbst.
Seit Kurzem sind auch reine Online-Versammlungen möglich. Wie gehen Sie damit um?
TA: Im Moment sind wir noch hybrid aufgestellt – wir kombinieren also Präsenz- und Online-Versammlungen. Aber durch das neue Gesetz vom Oktober 2024 wird es spannend.
Wir werden zwar erst mal bei unserer hybriden Lösung bleiben, wollen aber den Eigentümern auf den diesjährigen Versammlungen vorschlagen, auch rein virtuelle Veranstaltungen zuzulassen. Warum? Ich verspreche mir Vorteile, vor allem bei außerordentlichen Versammlungen oder wenn die Einberufungsfrist notwendigerweise kürzer als drei Wochen sein muss. Das kann zum Beispiel bei dringenden Sanierungsfällen der Fall sein.
Eine reine Online-Versammlung ist für uns als Verwalter auch einfacher zu managen als eine hybride Versammlung – man muss sich nur auf ein Format konzentrieren.
Das Wichtigste über digitale Eigentümerversammlungen zum Download
Die Digitalisierung verändert die Wohnungseigentumsverwaltung nachhaltig – und das ist gut so. Nach den Handlungsempfehlungen des vdiv profitieren alle Beteiligten: Eigentümer können unabhängig von gesundheitlichen, beruflichen oder geografischen Einschränkungen teilnehmen. Sie sparen zum Beispiel enorme Anreisekosten. Verwalter sparen Zeit und Ressourcen. Und gerade bei dringenden Entscheidungen ermöglichen digitale Versammlungen schnellere Beschlüsse.
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