Als Vermieter einer hochwertigen Eigentumswohnung steht man vor der Herausforderung, die Mietkaution nicht nur rechtssicher zu verwalten, sondern auch effizient zu managen. Modernes Kautionsmanagement – also die korrekte Verwaltung der Mietkaution – ist dabei mehr als nur die Verwahrung von drei Monatsmieten. Es ist ein wichtiges Instrument zur Absicherung der Immobilieninvestition und zur Optimierung der Vermietungsprozesse.
Was ist eine Kaution und warum ist sie wichtig?
Die Mietkaution ist eine gesetzlich geregelte Sicherheitsleistung bei vermieteten Immobilien. Daher spricht man alternativ auch von einer “Mietsicherheit”. Der Mieter hinterlegt die Kaution zu Beginn des Mietverhältnisses beim Vermieter. Sie beträgt maximal 3 Monatskaltmieten und schützt Sie als Vermieter vor finanziellen Ausfällen. Diese drohen zum Beispiel, wenn in Ihrer Wohnung durch Mieter Mietschäden oder vor einem Mieterwechsel Entsorgungskosten für stehengebliebene Möbel entstehen. Ein professionelles Kautionsmanagement ermöglicht es, die Kaution rechtssicher zu verwalten und bei Bedarf zweckgebunden einzusetzen.
Als Vermieter können Sie die Kaution für verschiedene Forderungen nutzen:
- Nicht beseitigte Schäden, durch den Mieter verschuldet, die über normale Abnutzung hinausgehen
- Ausstehende Mietzahlungen
- Nicht beglichene Nebenkostenrechnungen
Warum Mietkautionen verlangen?
Vermieter sind nicht dazu verpflichtet, eine Mietkaution von neuen Mietern zu verlangen – verzichten sie jedoch darauf, gehen sie erhebliche finanzielle Risiken ein. Ohne ein korrektes Kautionsmanagement fehlt die Absicherung bei Mietausfall, nicht bezahlten Betriebskosten oder Mietschäden. Bei einer hochwertigen Immobilie können bereits einzelne Schadensfälle mehrstellige Kosten verursachen.
Besonders gravierend wird es, wenn mehrere Risiken zusammentreffen: Zahlt der Mieter keine Miete mehr und hinterlässt zudem eine renovierungsbedürftige Wohnung, drohen Gerichtsprozesse ohne finanziellen Puffer. Die Mietkaution bietet Ihnen als Vermieter also eine wichtige Sicherheit für den Vermögensschutz, damit sich die Vermietung lohnt.
Gesetzliche Vorgaben zur Mietkaution
Die Mietkaution ist in § 551 BGB klar geregelt. Dieser Paragraf definiert beispielsweise, dass die Kaution maximal drei Monatsmieten der Nettokaltmiete – ohne Betriebs- und Heizkosten – betragen darf. Im Mietvertrag müssen Höhe, Form und Zahlungsmodalitäten eindeutig festgelegt sein. Eine nachträgliche Anpassung ist nicht möglich – auch nicht, wenn es zu einem späteren Zeitpunkt eine Mieterhöhung für Mieter gibt.
”Vermieter sollten die gesetzlichen Vorgaben ernst nehmen, denn bei Verstößen können strafrechtliche Konsequenzen nach § 266 StGB die Folge sein.
Toni AltindagogluGeschäftsführer PANDION SERVICE
Für Sie als Vermieter ist auch wichtig, dass der Mieter nach § 551 Abs. 2 BGB das Recht auf eine Ratenzahlung hat. Die Kaution kann bspw. in drei gleichen monatlichen Teilbeträgen geleistet werden, wobei die erste Rate zu Beginn des Mietverhältnisses fällig wird.
Seit 2013 besonders relevant für Vermieter: Nach § 569 Abs. 2a BGB berechtigt die Nichtzahlung der Mietkaution zur fristlosen Kündigung. Ohne vorherige Abmahnung. Bei älteren Verträgen empfiehlt sich trotz überwiegender Rechtsprechung zugunsten des Vermieters eine schriftliche Abmahnung.
Um ganz sicherzugehen, dass alles wasserdicht ist, lesen Sie sich einen passenden Artikel von uns durch. Hier lesen Sie 10 Tipps für einen wasserdichten Mietvertrag.
Was bedeutet Kautionsmanagement?
Modernes Kautionsmanagement umfasst die rechtskonforme und effiziente Verwaltung von Mietsicherheiten. Nach § 551 Abs. 3 BGB müssen Vermieter dabei strenge Vorschriften einhalten:
- Die Mietkaution muss insolvenzsicher angelegt werden
- Das Geld muss getrennt vom Privatvermögen angelegt sein
- Zinsgewinne, bspw. über Mietkautionskonten, erhöhen die Kautionssumme und stehen dem Mieter zu
Die Verwaltung erfordert außerdem ein geregeltes Zinsmanagement:
- Vermieter müssen ihre Mieter regelmäßig über den Zinsstand informieren, da die Zinserträge dem Mieter zustehen. In der Regel informieren Vermieter ihre Mieter ein mal im Jahr bzw. zum Ende eines Mietverhältnisses über die Erträge.
- Vermieter müssen jährlich eine Steuerbescheinigung für die Abgeltungsteuer ausstellen.
- Alle Zu- und Abgänge auf dem Mietkautionskonto müssen lückenlos dokumentiert sein.
Modernes Kautionsmanagement umfasst die rechtskonforme und effiziente Verwaltung von Mietsicherheiten. Nach § 551 Abs. 3 BGB müssen Vermieter dabei strenge Vorschriften einhalten:
- Die Mietkaution muss insolvenzsicher angelegt werden
- Das Geld muss getrennt vom Privatvermögen angelegt sein
- Zinsgewinne, bspw. über Mietkautionskonten, erhöhen die Kautionssumme und stehen dem Mieter zu
Die Verwaltung erfordert außerdem ein geregeltes Zinsmanagement:
- Vermieter müssen ihre Mieter regelmäßig über den Zinsstand informieren, da die Zinserträge dem Mieter zustehen. In der Regel informieren Vermieter ihre Mieter ein mal im Jahr bzw. zum Ende eines Mietverhältnisses über die Erträge.
- Vermieter müssen jährlich eine Steuerbescheinigung für die Abgeltungsteuer ausstellen.
- Alle Zu- und Abgänge auf dem Mietkautionskonto müssen lückenlos dokumentiert sein.
Kurzinfo Abgeltungssteuer: Die Abgeltungssteuer fällt bei Mietkautionen auf die Zinsen an, wenn die Kaution auf einem verzinsten Konto liegt. Diese Zinsen gelten als Kapitalertrag und werden mit 25 % besteuert (plus Solidaritätszuschlag und ggf. Kirchensteuer). Die Kaution selbst ist steuerfrei – nur die Erträge daraus sind für den Mieter steuerpflichtig.
Formen der Kautionshinterlegung im Überblick
Kautionskonten oder Sparbücher – Klassische Anlagemethoden bieten zwar bewährte Sicherheit, nutzen jedoch nicht die Effizienzvorteile moderner Verwaltungslösungen. Modernes Kautionsmanagement bietet Vermietern heute verschiedene Optionen zur Absicherung. Neben den klassischen Lösungen haben sich alternative Formen der Kaution etabliert.
Das Mietkautionskonto – die klassische Methode
Vermieter richten ein separates Konto bei einem Kreditinstitut ein, auf dem die Kaution insolvenzgeschützt verwahrt wird. Das Mietkautionskonto gehört zu den alten Säulen des Kautionsmanagements, da es maximale Sicherheit für beide Seiten bietet: Der Mieter behält seinen Anspruch auf die Kaution auch bei Insolvenz des Vermieters, während der Vermieter im Schadensfall direkten Zugriff hat. Moderne Banken bieten dafür spezielle Kontomodelle mit digitaler Verwaltung an. Das steigert die Transparenz.
Das Kautionssparbuch
Eine Alternative ist das Sparbuch: Die auf dem Kautionssparbuch angelegte Mietkaution wird dem Vermieter verpfändet. Für Mieter ist diese Form besonders transparent, da das Sparbuch auf den Mieternamen läuft. Dadurch bleiben die Kaution und erwirtschaftete Zinsen im Eigentum des Mieters, während der Vermieter durch die Verpfändung abgesichert ist. Das Geld ist zudem insolvenzsicher angelegt, da es nicht dem Vermögen des Vermieters zugerechnet wird.
Unterschiede Kautionssparbuch und Mietkautionskonto
Aus unserer Erfahrung heraus werden das Kautionssparbuch und das Mietkautionskonto oft synonym verwendet. Aber der zentrale Unterschied liegt in der Kontoinhaberschaft:
- Mietkautionskonto: Der Vermieter führt das Konto als Treuhänder
- Kautionssparbuch: Der Mieter ist Kontoinhaber, verpfändet aber die Mietsicherheit an den Vermieter
Die Kaution wird durch Verpfändung eines Sparguthabens erbracht. Dabei ist das Sparbuch bei einer deutschen Bank oder Sparkasse mit einem Sperrvermerk zugunsten des Vermieters anzulegen. Das Kautionsbuch ist an den Vermieter auszuhändigen, womit ein dingliches Sicherungsrecht begründet wird.
Bankbürgschaft als flexible Alternative
Die Bankbürgschaft ist eine liquiditätsschonende Alternative im modernen Kautionsmanagement. Hier übernimmt eine Bank die Bürgschaft gegenüber dem Vermieter in Höhe der vereinbarten Mietkaution. Der Mieter zahlt dafür lediglich eine jährliche Gebühr, statt die komplette Kaution zu hinterlegen. Diese Gebühren bewegen sich meist zwischen 3 und 5,5 Prozent der Kautionssumme. Bei einer Kaution in Höhe von 2.500 Euro fallen zum Beispiel 125 Euro pro Jahr an.
- Sie erhalten eine Bürgschaft und müssen die Kaution nicht selbst verwalten
- Die Bank sichert im Schadensfall Zahlungen, was Ihr finanzielles Risiko als Vermieter mindert
- Sie können die Kaution nicht selbst verwalten (Vorteil und Nachteil, da es bei manchen Vermieter Skepsis hervorruft)
- Die Bankbürgschaft greift nur unter klar definierten Bedingungen, z. B. Mietrückstände
Als Vermieter sind Sie nicht dazu verpflichtet, eine Bankbürgschaft zu akzeptieren. Ihr Zugriff auf die Kaution könnte ein Grund für den Widerspruch sein, da bspw. eine schriftliche Begründung mit Nachweisen wie Fotos oder einer Liste der Schäden eingereicht werden müssen. Ob eine Bankbürgschaft akzeptieren wird oder nicht, sollte allerdings schon bei Abschluss des Mietvertrags geklärt werden.
Formulierungstipp für den Mietvertrag: Die Mietkaution wird in Form einer selbstschuldnerischen Bürgschaft einer deutschen Bank, die sich am Einlagensicherungsfonds beteiligt hat, erbracht. Die Bürgschaft wird vom Vermieter akzeptiert, wenn sie für die Dauer des Mietvertrages unkündbar ist, der Bürge auf die Einrede der Anfechtbarkeit und Aufrechenbarkeit (die Aufrechnung mit unbestrittenen oder rechtskräftig festgestellten Forderungen hat ausdrücklich zulässig zu bleiben) sowie das Recht der Hinterlegung verzichtet.
Versicherungsbasierte Kautionsmodelle
Statt einer klassischen Mietkaution erhält der Mieter hier eine Bürgschaftsurkunde eines Versicherungsunternehmens. Diese garantiert – ähnlich der Bankbürgschaft – die vereinbarte Mietsicherheit, ohne dass der Mieter die Kaution selbst tragen muss. Auch hier ist ein jährlicher Versicherungsbeitrag vom Mieter zu leisten. Die Beitragshöhe orientiert sich am Kautionsbetrag und ist von Versicherung zu Versicherung unterschiedlich.
- Im Schadensfall garantiert Ihnen die Versicherung die Zahlung
- Nach Abschluss der Versicherung müssen Sie die Kaution nicht selbst verwalten
- Strenge Bedingungen und Anforderungen an die Schadensregulierung
Die Bedingungen bei einem versicherungsbasierten Kautionsmodell sind ähnlich zu den Anforderungen der Bankbürgschaft. Im Schadensfall können auch Versicherungen Nachweise der Schäden in der Wohnung verlangen. Der Einsatz der Kaution, um bspw. Wohnungsschäden auszugleichen, muss gut begründet sein. Auch dieses Kautionsmodell sollte im Mietvertrag fest geregelt sein; Sie können das Kautionsmodell auch ablehnen.
Moderne Lösungen fürs Kautionsmanagement
Finanzinnovationen prägen zunehmend das moderne Kautionsmanagement. Neben dem klassischen Mietkautionskonto etablieren sich neue Lösungen für die Verwaltung von Mietsicherheiten. Ein innovativer Ansatz ist z. B. das Mietkautionsdepot: Es verbindet die Sicherheit einer klassischen Mietkaution mit den Vorteilen moderner Geldanlagen. Der zentrale Vorteil solcher modernen Lösungen liegt für Vermieter darin, das gesamte Kautionsmanagement auszulagern.
Beispiele, wofür der Eigentümer die Kaution verwenden darf
Die Verwendung der Kaution muss immer verhältnismäßig und nachweisbar sein. Beispielsweise sind große Bohrlöcher in Wänden oder eine ungewöhnliche Verschmutzung im Badezimmer (die nicht einfach zu reinigen ist und ersetzt werden muss) Schäden, wofür die Kaution genutzt werden kann. Die hinterlegte Mietkaution darf nämlich erst nach genauer Dokumentation der Schäden belastet werden. Verbrauchsbedingter Verschleiß von bspw. Heizkörpern oder kleine Kratzer am Parkett sind kein Grund, auf die Kaution der Mieter zurückzugreifen.
Die Mietkaution kann nach Mietende also z. B. für Folgendes genutzt werden:
- Beschädigung einer Einbauküche durch unsachgemäße Nutzung
- Durchgebrannte Stellen im Parkettboden durch umgefallene Kerzen
- Verschmutzte oder beschädigte Tapete über die normale Abnutzung hinaus
- Kosten für die Beseitigung eigenmächtiger Umbauten
Wichtiger Hinweis: Gegebenenfalls entstandene Forderungen, die sich aus der Abnahme der Wohnung nach einer Kündigung ergeben, müssen innerhalb von 6 Monaten tituliert werden, sofern es keine Einigung mit dem Mieter über die Beseitigung geben sollte. Hier sollte anwaltlicher Rat hinzugezogen werden.
FAQ – modernes Kautionsmanagement
Können Vermieter verlangen, dass die Kaution aufgestockt wird, wenn die Miete steigt?
Nein, eine Aufstockung der Mietkaution bei Mieterhöhung ist nicht zulässig. Die im Mietvertrag ursprünglich vereinbarte Kautionshöhe bleibt während des gesamten Mietverhältnisses unverändert bestehen.
Muss der Mieter verpflichtend eine Kaution an den Vermieter zahlen?
Eine Mietkaution ist keine gesetzliche Pflicht, sondern ein Recht und eine vertragliche Vereinbarung zwischen Mieter und Vermieter. Allerdings ist sie in Deutschland Standard, die meisten Mietverträge enthalten entsprechende Klauseln zur Kautionsstellung. Wurde eine Kaution wirksam vereinbart, ist der Mieter zur Zahlung verpflichtet – sei es als Zahlung auf ein Mietkautionskonto, als Bankbürgschaft oder durch eine Kautionsversicherung. Die Form des Kautionsmanagements wird zwischen Vermieter und Mieter vereinbart.
Bei welchen Schäden einer Mietwohnung darf der Vermieter die Kaution einbehalten?
- Nicht beseitigte Schäden an der Wohnung nach Mietende
- Bei ausstehenden Betriebskosten sofort nach Ablauf der Zahlungsfrist. Eine schriftliche Erinnerung oder Mahnung ist allerdings empfehlenswert.
- Rückständige Mietzahlungen, wobei die Kaution i. d. R. erst nach Mietende genutzt werden kann. Schreiben Sie eine Erinnerung oder Mahnung, sollten Mietzahlungen nach Zahlungsfrist noch ausstehen.
- Nicht durchgeführte Schönheitsreparaturen bei Auszug
Bei Vermietung einer nach den Vorschriften des II. Wohnungsbaugesetzes (WoBauG), des Wohnungsbindungsgesetzes (WoBindG) und der Neubaumietenverordnung (NMV) öffentlich geförderten Wohnung dient die Kaution allein zur Sicherung der Ansprüche des Vermieters aus Schäden an der Wohnung und unterlassenen Schönheitsreparaturen (§ 9 Abs. 5 WoBindG). Der Vermieter von öffentlich gefördertem Wohnraum darf also nicht Mietrückstände mit der Kaution verrechnen. Die Kaution dient ausschließlich der Deckung tatsächlicher, nachweisbarer Kosten – normale Abnutzung ist davon ausgeschlossen.
Was passiert, wenn die Kaution nicht vollständig hinterlegt wird?
Die unvollständige Zahlung der Mietkaution berechtigt Vermieter nach § 569 Abs. 2a BGB zur fristlosen Kündigung des Mietverhältnisses. Bei Verträgen ab 2013 ist keine Abmahnung mehr erforderlich. Das Kautionsmanagement sollte daher die pünktliche und vollständige Zahlung überwachen – auch bei Ratenzahlung. Ausnahme: Wurde die Kaution in drei Monatsraten vereinbart, darf der Vermieter kündigen, wenn ein erheblicher Teil der Sicherheit aussteht.
Tipp: Vereinbaren Sie folgendes in Ihrem Mietvertrag: Die Kaution – bei einer Barkaution die erste Rate – hat der Mieter bis zur Übergabe der Mietsache an den Vermieter zu leisten. Bei Zahlungen ist der Eingang auf dem Empfängerkonto maßgeblich. Bis dahin steht dem Vermieter ein Zurückbehaltungsrecht an der Mietsache zu.
Wie muss eine Kaution verzinst werden?
Die Mietkaution muss zu dem für Spareinlagen mit dreimonatiger Kündigungsfrist üblichen Zinssatz angelegt werden. Im Rahmen des Kautionsmanagements bedeutet dies: Der Vermieter muss das Mietkautionskonto bei einem Kreditinstitut einrichten und die aktuellen Marktzinsen sicherstellen. Sämtliche Zinserträge stehen dem Mieter zu. Der Vermieter ist zur regelmäßigen Information über den Zinsstand verpflichtet, i. d. R. einmal im Jahr.
Wie lange darf der Vermieter die Kaution einbehalten?
Der Vermieter muss die Mietkaution nach Ende des Mietverhältnisses innerhalb einer angemessenen Prüfungsfrist zurückzahlen. Die Rechtsprechung sieht dafür in der Regel 3-6 Monate als angemessen an. Dieser Zeitraum ermöglicht es dem Vermieter, mögliche Ansprüche zu prüfen und die finale Betriebskostenabrechnung zu erstellen.
Formulierungstipp für den Mietvertrag: Der Vermieter ist berechtigt, wegen einer zu erwartenden Nachforderung aus einer noch zu erstellenden Betriebskostenabrechnung einen entsprechenden Betrag zuzüglich eines angemessenen Sicherheitszuschlages, einzubehalten. Zu einer vorzeitigen Abrechnung über die Betriebskosten anlässlich der Beendigung des Mietverhältnisses ist der Vermieter nicht verpflichtet. Der Vermieter kann die Kaution auch mit solchen Forderungen verrechnen, die ihm nur gegen einzelne von mehreren Mietern zustehen, soweit diese Forderungen in Zusammenhang mit dem Mietverhältnis stehen. Im Übrigen bestehen keine Aufrechnungsbeschränkungen zu Lasten des Vermieters.
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