Welche Aufgaben hat ein Verwaltungsbeirat?

Aufgaben Verwaltungsbeirat Eigentümergemeinschaft

Der Verwaltungsbeirat in der Eigentümergemeinschaft hat eine wichtige Funktion. Insbesondere bei großen Gemeinschaften ist er unentbehrlich und ein wichtiges Bindeglied für die Verwaltung.

Es ist aber nicht zwingend erforderlich für eine Wohnungseigentümergemeinschaft einen Verwaltungsbeirat zu wählen. Dies kann jedoch der Fall werden, wenn die Gemeinschaftsordnung einen solchen zwingend vorsieht. Die Eigentümergemeinschaft muss in diesem Fall eine Bestellung durch Stimmenmehrheit in der Eigentümerversammlung beschließen.

Wie sich der Verwaltungsbeirat zusammensetzt

Generell kann sich jeder Eigentümer zur Wahl aufstellen lassen. Der Verwaltungsbeirat besteht aus drei Eigentümern, wobei es nicht von Belang ist, ob die Eigentümer die Wohnung selbst bewohnen oder diese vermietet haben. Einer der drei gewählten Eigentümer wird anschließend zum Verwaltungsbeiratsvorsitzenden gewählt. Zusätzlich kann man noch einen Vertreter für diesen ernennen. Sollte innerhalb des bestellten Zeitraums ein Eigentümer von seinem Beiratsamt zurücktreten, wird der sogenannte Rumpfbeirat bis zur nächsten Eigentümerversammlung fortgeführt.

Wichtige Tipps für die Wahl der Verwaltungsbeiräte

  1. Der Beirat besteht zwingend aus 3 Mitgliedern, sofern die Gemeinschaftsordnung nichts anderes regelt oder die Gemeinschaft per Vereinbarung oder evtl. vorhandener Öffnungsklausel in der Teilungserklärung / Gemeinschaftsordnung eine vom Gesetz abweichende Regelung beschlossen hat.
  2. Eine Wahl des Verwaltungsbeirates mit weniger oder mehr als 3 Mitgliedern ist anfechtbar, wenn nicht die zuvor genannten Ausnahmen vereinbart sind.
  3. Die Bestellung eines Nicht-Eigentümers ist ebenfalls anfechtbar.
  4. Empfehlenswert ist auch eine Amtszeit festzulegen, da das Gesetz keine bestimmte Dauer vorsieht und der Beirat ansonsten unbefristet bestellt wäre. Üblich sind z.B. 3 Jahre.
  5. Über jeden Kandidaten muss einzeln abgestimmt werden. Jeder Kandidat benötigt die einfache Mehrheit. Stellen sich mehr als 3 zur Wahl, sind die gewählt, die die meisten Stimmen haben, aber auch die einfache Mehrheit erreichen. Es dürfen je Eigentumseinheit max. 3 Kandidaten gewählt werden.

Welche Aufgaben und Pflichten hat der Verwaltungsbeirat?

Der Verwaltungsbeirat hat eine wichtige Funktion, indem er den WEG-Verwalter bei der Durchführung seiner Aufgaben unterstützt.

Dabei kann er als Sprachohr der Eigentümergemeinschaft fungieren und alle Anliegen gezielt an den Verwalter vorbringen.

Ebenso kann im Verwaltervertrag geregelt sein, dass der Beirat Instandsetzungsmaßnahmen, welche einen bestimmten Kostenbetrag übersteigen, erst freigeben muss, bevor der Verwalter einen Auftrag erteilen darf.

Die Hauptaufgabe liegt wiederum darin, dass der Verwaltungsbeirat einmal pro Jahr eine Rechnungsprüfung abhält. Hier werden alle buchhalterischen Tätigkeiten des letzten Wirtschaftsjahres überprüft. Zu diese zählen Abgleichung der Anfangs- und Endbestände der Bankkonten, Überprüfung der gebuchten Rechnungen und Beträge sowie jeglichen Zahlungsverkehrs. Hierdurch kann der Verwaltungsbeirat Einfluss auf die Jahresabrechnung sowie die mögliche Änderung des Wirtschaftsplans nehmen. Die Ergebnisse der Rechnungsprüfung wird der Gemeinschaft in der Versammlung präsentiert.

Zudem kann der Beirat, falls es dem Verwalter durch einen dringenden Grund nicht möglich ist, die Versammlung einberufen. Auch wird das Protokoll zur Versammlung erst rechtskräftig, wenn dieses durch den Verwaltungsbeiratsvorsitzenden sowie einem weiteren Eigentümer unterschrieben wurde.

Wichtige Tipps für die Aufgaben des Verwaltungsbeirats:

  1. Der Beirat hat keine Weisungsbefugnis gegenüber dem Verwalter, Handwerkern oder den Eigentümern. Dies sollte allein aus Haftungsründen schon vermieden werden, da er z.B. gegenüber Dritten als Vertreter ohne Vertretungsmacht handeln würde.
  2. Weitere Aufgaben, wie z.B. die Unterzeichnung eines Verwaltervertrages, sollte sich der Beirat per Beschluss von der Gemeinschaft ermächtigen lassen.
  3. Bezüglich der jährlichen Durchführung der Rechnungsprüfung ist es möglich, dass diese online durchgeführt wird. Dem Verwaltungsbeirat werden alle relevanten Dokumente digital zugeschickt. Dies hat zum Vorteil, dass nicht ein gemeinsamer Termin gefunden werden muss und die Beiräte eine evtl. längere Anreise auf sich nehmen müssen. Zudem hat er so die Möglichkeit die Unterlagen gründlich länger zu prüfen. Unsere Beiräte nehmen unser Angebot der „Online-Belegprüfung“ zunehmend an. Positiver Nebeneffekt ist, dass die gemeinsame persönliche Besprechung mit dem Beirat damit zielgerichteter und effizienter sich nur um die Positionen in der Abrechnung dreht, zu denen der Beirat Fragen hat. Folglich kann die gewonnene Zeit z.B. in die Vorbereitung der Versammlung fließen und Tagesordnungspunkte gemeinsam besprochen werden.
  4. Da der Verwaltungsbeirat im Auftrag der Gemeinschaft handelt und für diese einspringt, sollte ein Verwalter mit diesem in ständigem Austausch stehen. Durch diese Kommunikation wird ein Verhältnis auf Vertrauensbasis geschaffen.  Auch kann so Zeit und Arbeit gespart werden, wenn der Beirat über alle Vorgänge auf dem Laufenden gehalten wird und so spätere Rückfragen vorgebeugt wird. Hier bietet es sich auch an, regelmäßige Objektbegehungen zusammen mit dem Verwaltungsbeirat durchzuführen und die Ergebnisse zu protokollieren.

Risiken für Beiratsmitglieder, Haftungsausschluss und Haftpflichtversicherung

Obwohl viele Eigentümer das Beiratsamt ehrenamtlich oder gegen eine minimale jährliche Pauschale durchführen, kann jedes Mitglied im Verwaltungsbeirat in die Haftung genommen werden. Um sich vor solchen Schadensersatzansprüchen zu wappnen, kann dieses Risiko für die Beiratsmitglieder reduziert oder gänzlich aufgehoben werden.

Zum einen können Beschlüsse in der Eigentümerversammlung gefasst werden, in dem der Beirat einen vorsorglichen Haftungsausschluss bei leichter Fahrlässigkeit oder eine jährliche Entlastung für seine Tätigkeit erhält.

Zum anderen gibt es die Möglichkeit eine Vermögensschaden-Haftpflichtversicherung abzuschließen, welche den Beirat vor jeglichen Schadensersatzansprüchen schützt. Die Kosten hierfür werden durch die Gemeinschaft getragen.

Die PANDION SERVICE hat die Haftung der Beiräte über die firmeneigene Vermögensschaden-Haftpflichtversicherung abgedeckt, wodurch keine zusätzlichen Kosten der Wohnungseigentümergemeinschaft entstehen. Dieser Service gilt nur für den bestellten Zeitraum.

Wichtige Tipps:

  1. Die Beiratstätigkeit ist ein Ehrenamt. Es sollte daher eine Selbstverständlichkeit sein, dass die Beiräte für Ihre Auslagen (z.B. Telefon-, Kopier-, Porto-, und Fahrtkosten) eine Entschädigung erhalten. Aus Gründen der Vereinfachung sollte hier eine Pauschale beschlossen werden. Von der Rechtsprechung anerkannt sind hier 200 € jährlich je Mitglied.
  2. Der Beirat sollte sich auf den ordentlichen Eigentümerversammlungen für seine Tätigkeit per Beschluss entlasten lassen und eine Haftung für leichte Fahrlässigkeit ausschließen. Dies kann und sollte auch im Rahmen der Beiratswahl beschlossen werden.
  3. Formulierungsvorschlag: „…Eine Haftung des Verwaltungsbeirats (Herr X, Herr Y, Frau Z) für leichte Fahrlässigkeit wird ausgeschlossen…“ Oder: „…Eine Haftung des Verwaltungsbeirats (Herr X, Herr Y, Frau Z) ist mit Ausnahme der Fälle von Vorsatz und grober Fahrlässigkeit ausgeschlossen…“
  4. Eine Haftpflichtversicherung für Beiräte ist ebenfalls zu empfehlen und sollte von der Gemeinschaft beschlossen werden. Die Kosten sind gering und haben einen sehr großen Nutzen und eine sehr positive Wirkung auf die Beiratsmitglieder.
  5. Die PANDION SERVICE hat für die Dauer der Bestellung die Haftung der Beiräte über die firmeneigene Vermögensschaden-Haftpflichtversicherung kostenlos für die Wohnungseigentümergemeinschaften mitversichert.
Toni Altindagoglu

Toni Altindagoglu

Toni Altindagoglu ist Immobilienkaufmann und Geschäftsführer der PANDION SERVICE. Zuvor war Altindagoglu als Abteilungsleiter beim größten Kölner Wohnungsunternehmen beschäftigt. Seit 2015 zeichnet er verantwortlich für die PANDION SERVICE. Spezialgebiet ist die Verwaltung anspruchsvoller Immobilien.