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Etwa alle zehn Jahre braucht die Fassade eines Wohngebäudes einen neuen Anstrich. Und das ist in der Regel für den Einzelnen nicht mal eben so aus der Westentasche bezahlt. Deshalb sorgen Eigentümergemeinschaften mit einer monatlich zu leistenden Erhaltungsrücklage (früher: Instandhaltungsrücklage) vor, damit der Einzelne im Fall der Fälle nicht auf einen Schlag viel zu hoch belastet ist. Zu unberechenbar sind Ereignisse, die schnell mal teure Reparaturen am Gemeinschaftseigentum notwendig machen – etwa ein Unwetter, dass Schäden am Dach anrichtet oder Feuchtigkeit, die in Keller oder Tiefgarage eindringt.

Aber wie plant man die Rücklage möglichst klug und vorausschauend? Welche Höhe macht für den Einzelnen Sinn? Zahlt jeder das gleiche unabhängig von der anteiligen Quadratmeterzahl seines Sondereigentums? Wofür darf die Erhaltungsrücklage verwendet werden? Und macht es als Eigentümer Sinn, auch über die offizielle WEG-Rücklage hinaus einen privaten Spartopf für unerwartete mit dem Erhalt der Wohnung verbundene Kosten anzulegen?

Wie hoch sollte der zurückgelegte Betrag sein?

Das Wohnungseigentumsgesetz schreibt es nicht zwingend vor, empfiehlt Eigentümern aber, eine Erhaltungsrücklage in angemessener Höhe anzulegen. Bleibt die Frage: Was ist angemessen? Und das variiert von Objekt zu Objekt – die Bauweise der Immobilie, die Ausstattung, der momentane Zustand und vor allem auch das Alter der Immobilie spielen eine entscheidende Rolle, wenn es darum geht, die Höhe festzulegen.

So kann zum Beispiel bei einem Neubau Baujahr 2021 eine Erhaltungsrücklage von 2,50 bis 3 EUR pro Quadratmeter und Jahr angemessen sein, bei einem Objekt aus den 1990er-Jahren allerdings nicht mehr, um eine ordnungsgemäße Verwaltung sicherzustellen.

Wo es exklusive Extras wie Tiefgarage, Swimmingpool oder gar einen WEG-eigenen Wellness-Bereich gibt, erhöht sich der Betrag natürlich. Bei Vorhandensein eines Aufzuges sind das in etwa noch einmal zusätzlich um die 1,30 Euro pro Quadratmeter und Jahr.

Aufgrund unserer jahrelangen Erfahrung in der Verwaltung von Wohnimmobilien – egal, welchen Alters – wissen wir, welche Höhe wo Sinn macht. Darüber hinaus haben wir auch aktuelle Entwicklungen wie steigende Materialkosten im Blick. Unseren Gemeinschaften und Beiräten geben wir auch Empfehlungen, wenn etwa eine Anpassung notwendig werden könnte.

Toni AltindagogluGeschäftsführer PANDION SERVICE

Eine andere Berechnungsformel geht davon aus, dass innerhalb von 80 Jahren der 1,5-fache Wert der Baukosten für die Instandhaltung des Gebäudes anfällt. 65 bis 70 Prozent dieser Kosten entfallen laut Formel auf das Gemeinschaftseigentum, der Rest sind Reparaturen, die für das Sondereigentum fällig werden und vom jeweiligen Eigentümer selbst getragen werden müssen. Demnach läge für eine 90 Quadratmeter große Wohnung mit geschätzten Baukosten von 2.400 Euro pro Quadratmeter die ideale Höhe der Erhaltungsrücklage bei 2.835 Euro pro Jahr und 236 Euro pro Monat.

Peter’sche Formel:

Höhe der jährlichen Rücklagen = Baukosten pro m² x 1,5 : 80 Jahre x 0,7 x Fläche in m²

Auch bei Neubauten macht das Ansparen der Erhaltungsrücklage von Beginn an Sinn. In den ersten Jahren gilt zwar noch eine Garantie für Baumängel, aber je früher man spart, umso solider ist die Rücklage für künftige hohe Summen, die aufgewendet werden müssen. Außerdem können – zum Beispiel durch Sturmschäden etc. – auch schon früh Reparaturen notwendig sein, die nicht auf Baumängel zurückzuführen sind oder über die Wohngebäudeversicherung reguliert werden. Wer dann schon gute Reserven aufgebaut hat, ist klar im Vorteil.

Gut zu wissen

Die Höhe der Erhaltungsrücklage wird bei den Eigentümerversammlungen festgelegt und kann auf Antrag und mit Zustimmung aller Mitglieder auch verändert werden – zum Beispiel dann, wenn Reparaturen anstehe, die Rücklagen aber die erwartenden Kosten nicht decken können. Hier kann die Gemeinschaft dann entweder höhere Beiträge oder eine einmalige Sonderumlage beschließen.

Gerade in diesem Fall ist es oft schwierig, sich auf eine angemessene Höhe zu einigen. Die Gemeinschaft kann dann einen Sachverständigen beauftragen, der den Schaden begutachtet, den Reparaturbedarf ermittelt und auf dieser Basis eine Empfehlung gibt. Der Sachverständige darf dann übrigens aus dem Topf der Erhaltungsrücklage bezahlt werden.

Getrennte Rücklagen in einer Wohnanlage mit mehreren Häusern

Alle Untergemeinschaften in einer Mehrhausanlage müssen getrennte Rücklagen anlegen, wenn die Gemeinschaftsordnung der Anlage auch eine getrennte Führung der Erhaltungsrücklage festgelegt hat. Jede Untergemeinschaft hat dann auch die alleinige Beschlusskompetenz über die Höhe der Beiträge und Ausgaben, wenn dies in der Gemeinschaftsordnung festgelegt ist, die Untergemeinschaft laut Ordnung selbst über ihre Instandhaltungsmaßnahmen entscheiden kann und die Kosten auch entsprechend trägt (BGH, Urteil v. 10.11.2017 – V ZR 184/16; ZMR 2018, 234).

Wofür kann die Rücklage verwendet werden?

Wie der Name schon sagt, ist die Erhaltungsrücklage strikt an ihren Zweck gebunden. Sie darf ausschließlich für Instandsetzungen und Instandhaltungen verwendet werden – nicht für laufende Kosten wie die Abfallentsorgung oder den Hausstrom. Instandhaltung meint etwa die Renovierung der Fassade, die Dämmung oder eine Erneuerung des Daches. Auch wenn Modernisierungen oder Nachrüstungen im Sinne der Energieeinsparverordnung (EnEV) vorgenommen werden müssen, kann auf die Rückstellung zurückgegriffen werden.

Hinweis:

Falls nach einer gewissen Zeit des Ansparens ein spürbarer Rücklagen-Überschuss vorhanden ist, kann die WEG beschließen, den Überschuss als Rücklage aufzulösen und davon andere Anschaffungen zu machen oder hohe laufende Kosten zu decken.

Da die Erhaltungsrücklage als Spartopf für große Reparaturen und eventuell auch ganz unerwartete Kosten dient, muss man nicht ständig auf sie zurückgreifen und kann sie entsprechend anlegen – zum Beispiel auf einem Tagesgeld-, Festgeld oder Sparkonto, denn im Notfall kommt man hier auch wieder schnell ran an den Topf.

Allerdings gibt es in Teilungserklärungen / Gemeinschaftsordnungen auch Vereinbarungen, die den Verwalter berechtigen, zur laufenden Liquiditätsdeckung ein Teil der Rücklage einzusetzen. Der Betrag ist begrenzt und muss dann auch wieder zeitnah zurückgeführt werden, sobald die Liquidität es hergibt.

Als Verwalter sind wir zur sorgsamen Anlage der Instandhaltungsrücklage verpflichtet – eine spekulative Anlage des Geldes verbietet sich damit von selbst. Wir eröffnen stets ein gesondertes Rücklagenkonto bei einer Bank, die einem Einlagensicherungsfonds Deutscher Banken angeschlossen ist und verwalten Ein- wie Ausgänge für die Gemeinschaft.

Toni AltindagogluGeschäftsführer PANDION SERVICE

Übrigens: Als Eigentümer können Sie nicht auf Ihren Anteil an der Erhaltungsrücklage zugreifen. Sie ist ein zweckgebundener Teil des Verwaltungsvermögens der Eigentümergemeinschaft. Der Anteil kann somit auch nicht gepfändet werden oder in die Insolvenzmasse eines zahlungsunfähigen Eigentümers übergehen.

Ist die Instandhaltungsrücklage umlagefähig?

Der jährlich aufgewendete Betrag für die Erhaltungsrücklage ist als Vermieter allein Ihre Sache – das regelt §1 der Betriebskostenverordnung (BetrKV) ganz klar. Und nennt die Kostenarten, die auf den Mieter umgelegt werden können, die Erhaltungsrücklage oder auch die Kosten für die Hausverwaltung gehören nicht dazu. Reparaturen am Gemeinschaftseigentum müssen immer von den Wohnungseigentümern selbst getragen werden.
Auch das Wohnungseigentumsgesetz verpflichtet Vermieter dazu, die Wohnimmobilie stets in einem bewohnbaren Zustand zu erhalten. Daher ist es Ihre Aufgabe Mängel zu beheben und dafür finanziell aufzukommen. Verursacht jedoch Ihr Mieter selbst einen Schaden am Gemeinschaftseigentum, muss er diesen auch wieder beheben lassen und für die Kosten aufkommen. Die Erhaltungsrücklage bleibt in diesem Fall dann unangetastet.

Aber:
Als Eigentümer können Sie die Erhaltungsrücklage als Werbungskosten absetzen, wenn Sie Ihre Wohnung, für die Sie Ihre anteilige Rückstellung zahlen, vermieten und wenn das Geld nachweislich für Erhaltungsmaßnahmen wie Reparaturen oder Modernisierungen verwendet wurde.

Wichtig:
Vorsicht bei der Jahresabrechnung für das Gemeinschaftseigentum: Bevor Sie diese an Ihren Mieter weitergeben, bereinigen Sie diese um die Kosten für die Erhaltungsrücklage.

Privater Spartopf für die eigene Wohnung?

Die Erhaltungsrücklage trägt die Kosten, die für Erhalt und Modernisierung des Gemeinschaftseigentums anfallen – die Kosten für Reparaturen seines Sondereigentums trägt weiterhin jeder Eigentümer selbst. Wer auch hier für höhere Kosten – oder darüber hinaus auch Anschaffungen wie eine Markise, die den Wert der Wohnung im Laufe der Jahre erhöhen – gewappnet sein will, kann für sich selbst monatlich oder jährlich einen gewissen Betrag auf einem separaten Konto zurücklegen.

Das kann auch gerade dann einmal mehr Sinn machen, wenn man perspektivisch in einigen Jahren den Verkauf der Wohnung plant. So können vorher beispielsweise noch Bäder modernisiert oder das Parkett erneuert werden, ohne dass das finanziell zu große Lücken in den laufenden Monat schlägt – und man erzielt so noch einen höheren Verkaufspreis.

Was passiert mit der Erhaltungsrücklage bei einem Verkauf der Wohnung?

Wenn Sie Ihre Wohnung verkaufen, geht auch die bisher von Ihnen anteilig angesparte Summe der Erhaltungsrücklage an den Käufer über. Einen Anspruch auf Auszahlung haben Sie nicht. Allerdings erhöht die Erhaltungsrücklage den Wert der Immobilie entsprechend und das sollte sich dann auch im Kaufpreis widerspiegeln.

Der beim Erwerb einer Eigentumswohnung „mitgekaufte“ Anteil an der Erhaltungsrücklage mindert nicht die Bemessungsgrundlage der Grunderwerbsteuer. Bei einem Eigentümerwechsel bleibt das Verwaltungsvermögen bei der Wohnungseigentümergemeinschaft, während die Eigentümer selbst nicht über ihren Anteil frei verfügen können.

Unser Tipp für die Belegprüfung:

Gleichen Sie die IST-Rücklage mit dem Kontostand des Sparkontos für die Erhaltungsrücklage ab. Stimmen die Beträge nicht überein, sollten Sie sich von der Verwaltung zeigen lassen, welche Beträge auf dem Girokonto der WEG für die Rücklage reserviert sind. Bestehen Sie als Beirat in jedem Fall darauf, dass die Differenz aus Soll- und Ist-Rücklage dem Sparkonto der Erhaltungsrücklage durch Überweisung zugeführt wird.