Belegprüfung der WEG-Jahresabrechnung durch Beiräte – Tipps und Checkliste

Wasser- und Abwasser, Müllbeseitigung oder Versicherungsbeiträge – als WEG hat man über das Jahr hinweg eine Vielzahl von Kosten zu tragen. Aber auch Einnahmen kommen hinzu. All das wird jährlich vom Verwalter in der Jahresabrechnung als Einnahmen-Ausgaben-Rechnung erstellt und den einzelnen Eigentümern zugesandt – möglichst verständlich, übersichtlich und transparent. Jeder Eigentümer erhält so einen genauen und vollständigen Einblick in die wirtschaftliche Situation der WEG.

Doch unbesehen sollte man das nicht hinnehmen. Die WEG sollte die Jahresabrechnung – vertreten durch ihre Beiräte – nicht nur prüfen, sondern sie ist laut WEG-Gesetz sogar explizit dazu aufgefordert.

Allerdings bleibt diese Formulierung relativ vage und lässt vor allem auf Detailebene die entscheidenden Fragen offen: Wie genau muss die Prüfung ablaufen? Welche Punkte sind wichtig? Muss eine Stellungnahme verfasst werden? Und wenn ja, an wen, in welcher Form und mit welchem Inhalt? Wir haben Ihnen hier einen kurzen Überblick zum Thema inklusive einer Checkliste zur Durchführung der Belegprüfung sowie einem Muster zur Stellungnahme zusammengestellt.

Was genau wird in der Jahresabrechnung geprüft?

Um die Prüfung der Jahresabrechnung korrekt und vollständig durchführen zu können, muss die Verwaltung Ihnen folgende Unterlagen aus dem betreffenden Wirtschaftsjahr vorlegen:

• alle Kontoauszüge des laufenden Verwaltungskontos
• alle Kontoauszüge des Rücklagenkontos
• alle zu Lasten der WEG gehenden Rechnungen
• Übersicht der Hausgeldzahlungen der Eigentümer
• Übersicht der Abrechnungsspitzen/-ergebnisse aller Eigentümer
• Gesamtaufstellung der Einnahmen und Ausgaben der Gemeinschaft
• Entwurf der Einzelabrechnungen
• Darstellung der tatsächlichen Vermögenssituation der Eigentümergemeinschaft

Wer prüft die Jahresabrechnung?

Je nach Größe der WEG und des Umfangs der in dem betreffenden Jahr vorhandenen Abrechnungsposten kann die Prüfung relativ einfach und schnell gehen oder sie erweist sich als sehr komplex und zeitintensiv. In den meisten Fällen empfiehlt sich daher eine Arbeitsteilung. Der Beirat der Eigentümer besteht meist aus drei Mitgliedern, die hierfür am besten vollständig zusammenkommen sollten. Im Minimum sollten jedoch zwei Beiräte die Prüfung vornehmen – auch um das 4- Augen-Prinzip wahren zu können. Jeder prüfende Verwaltungsbeirat übernimmt dies entsprechend seiner Rolle stellvertretend für die übrigen Eigentümer – denn prinzipiell steht jedem einzelnen Eigentümer das Recht auf Einsicht und Prüfung zu.

Es lohnt sich zudem, bei der Verwaltung anzufragen, ob eine Online-Belegprüfung angeboten wird. So kann man in Ruhe von zu Hause die Belege prüfen. Im zweiten Schritt würde man dann im gemeinsamen Termin im Büro des Verwalters die Rechnungen besprechen, zu denen man Fragen hat. So ist man flexibler und kann seine Zeit besser einteilen.

Wo wird geprüft?

In der Regel findet die Belegprüfung in den Räumlichkeiten des WEG-Verwalters statt. Denn der Verwalter ist nicht dazu verpflichtet, sämtliche Verwaltungsunterlagen und Einzelbelege herauszugeben. Und das ist auch gut so, denn die Gefahr, dass wichtige Unterlagen verloren gehen könnten, wäre sonst zu groß. Im Verwaltervertrag kann allerdings etwas anderes vereinbart werden, insbesondere dann, wenn sich der Sitz der Verwaltung weit entfernt vom betreuten WEG-Objekt befindet – das Verlustrisiko sollte jedoch immer im Auge behalten werden.
Es empfiehlt sich daher, bei der Verwaltung anzuregen, dass die Rechnungen auch digitalisiert vorliegen.

Wer kommt für eventuelle Aufwände auf?

Entstehen den betreffenden Beiratsmitgliedern aufgrund der Belegprüfung vor Ort Reisekosten, können diese – wenn sie sich in angemessenem Rahmen bewegen und vertraglich nichts anderes vereinbart wurde – von der WEG erstattet werden.

Wann findet die Prüfung statt?

Die Prüfung der Jahresendabrechnung sollte vorgenommen werden, bevor diese an die Eigentümer versendet wird und bevor die damit verbundene Eigentümerversammlung angesetzt ist – und zwar mit einem angemessenen Vorlauf von mindestens vier Wochen. So können Fehler vermieden werden und mögliche Korrekturen noch vor der Eigentümerversammlung erfolgen. Hinzu kommt, dass eine vom Beirat evtl. gewünschte abschließende Stellungnahme bereits mit der Abrechnung und Einladung zur Versammlung an alle Eigentümer versendet werden kann.

Die Belegprüfung durch den Beirat – so achten Sie auf alles

Auf wirklich alles müssen die prüfenden Beiräte nicht unbedingt achten. Entweder sie führen eine vollständige Prüfung der Unterlagen und Belege durch oder sie prüfen stichprobenartig. Letzteres empfiehlt sich vor allem bei großen WEGs mit entsprechend zahlreichen Vorgängen.

Lassen Sie sich als Beirat vor der Belegprüfung von der Hausverwaltung eine Einnahmen-Überschuss-Rechnung und eine Übersicht der Einzelbuchungen zusenden. Diese können Sie dann mit dem Vorjahr vergleichen und sich so auf die tatsächliche Belegprüfung vorbereiten. Zeigen sich ungewöhnliche Abweichungen vom Wirtschaftsplan? Oder sind einzelne jährlich anfallende Kostenpositionen merklich teurer geworden? Dann lassen sie sich bei der Prüfung vor Ort gezielt diese Belege zeigen. Oder haben im betreffenden Jahr größere Sanierungsmaßnahmen stattgefunden? Dann prüfen Sie vor allem hier sämtliche in diesem Zusammenhang verbuchte Handwerkerleistungen. Und denken Sie daran, nicht nur auf die Belege selbst zu schauen, sondern diese auch mit Blick auf die tatsächlichen Kontoumsätze „gegen zu prüfen“.

Nach der Prüfung – die Stellungnahme des Beirats

Nach der vollständigen oder stichprobenartig durchgeführten Prüfung erstellt der Beirat einen Bericht, der entweder im Vorfeld der WEG-Versammlung an alle Eigentümer versandt wird oder in der Versammlung selbst vorgelesen wird. Dieser enthält Hinweise zu überprüften Punkten und weist auf eventuell festgestellte Unregelmäßigkeiten hin, die es dann zu verfolgen und zu klären gilt. Außerdem sollte der Beirat in der Versammlung auf fehlende Wohngeldzahlungen aufmerksam machen.

Hinweis: Wir haben der PDF-Checkliste am Ende eine Berichtsvorlage beigefügt. 

Weitere nützliche Tipps zur Prüfung

1. Lassen Sie sich von der Verwaltung den Vermögensbericht Ihrer Eigentümergemeinschaft zeigen

Der Verwalter hat nach Ablauf eines Kalenderjahres einen Vermögensbericht zu erstellen, der den Stand der Rücklagen und eine Aufstellung des wesentlichen Gemeinschaftsvermögens enthält. Der Vermögensbericht ist jedem Wohnungseigentümer zur Verfügung zu stellen.

Er umfasst alle Vermögenswerte der Eigentümergemeinschaft. Dazu gehören in der Hauptsache:

• Verbindlichkeiten und Forderungen der WEG: Die Verbindlichkeiten der WEG sind alle Ansprüche dritter Personen. Das sind zum Beispiel noch offene Rechnungen für erbrachte Leistungen am Gemeinschaftseigentum, noch nicht ausgezahltes überschüssiges Hausgeld oder Schadensersatzansprüche einzelner Eigentümer der WEG, sollten an deren Sondereigentum Schäden entstanden sein, weil erforderliche Erhaltungsmaßnahmen am Gemeinschaftseigentum von der WEG unterlassen wurden.
  Forderungen der WEG sind alle Ansprüche, die die WEG gegenüber dritten Personen – auch gegenüber einzelnen ihrer Mitglieder – hat. Das können zum Beispiel noch ausstehende Beiträge für die Erhaltungsrücklage oder das Hausgeld sein, Schadensersatzansprüche oder noch nicht ausgezahlte Versicherungsleistungen.
• Rücklagen: Im Vermögensbericht muss die aktuelle Höhe der Erhaltungsrücklage mit aufgeführt werden. Sollte die WEG nach §28 Abs. 1 WEG noch weitere Rücklagen beschlossen haben, gehören auch diese in den Bericht.
• Sachwerte: Wenn die WEG Sachwerte – sprich: Gegenstände – angeschafft hat, müssen auch diese in den Vermögensbericht mit aufgenommen werden. Das können zum Beispiel größere Rasenmäher oder -roboter für die Pflege der gemeinschaftlichen Grünflächen sein oder von der WEG genutzte Geräte wie Waschmaschinen oder Trockner. Wichtig zu wissen: Der konkrete Wert der jeweiligen Gegenstände muss nicht angegeben werden, die reine Benennung ist ausreichend.

2. Werfen Sie vor allem einen Blick auf die Kontoumsätze zum Jahresende

Vor allem wer „nur“ eine stichprobenartige Belegprüfung vornimmt, sollte besonders auf die Kontoumsätze zum Jahresende hin achten. Denn die meisten, vor allem regelmäßigen und gewohnten Umsätze finden in der ersten Jahreshälfte statt. Hier werden meist sämtliche Jahresrechnungen wie Versicherungen oder für Messdienstleister fällig. Am Jahresende hingegen stehen eigentlich nur die monatlich wiederkehrenden Umsätze wie Hausgelder oder Abschläge der Versorger an. Fallen Ihnen hier zusätzliche und ungewöhnliche Zahlungen auf, sollten Sie genauer hinsehen und prüfen, was der Anlass der Zahlungen war und an wen diese gingen.

3. Achten Sie besonders auf Rücklagen- und Hausgeldkonto

In der Regel führt die Hausverwaltung separate Konten für die Rücklagen und Hausgelder. Hier sollten Sie genau hinschauen, denn oft liegt hier eine der größten Fehlerquellen. Denn Umbuchungen vom Rücklagenkonto auf das Hausgeldkonto sind aus Gründen der Liquiditätswahrung – vor allem zu Jahresbeginn, wenn hohe Jahresposten fällig werden – sinnvoll und können sogar vertraglich zwischen WEG und Verwalter vereinbart sein. Darüber hinaus bedarf die Entnahme vom Rücklagenkonto in der Regel einer Beschlussfassung in der Eigentümerversammlung oder ist beschränkt durch Regelungen in der Teilungserklärung oder im Verwaltervertrag. Liquiditätsumbuchungen vom Rücklagenkonto auf das Hausgeldkonto sollten im Jahresverlauf ausgeglichen werden. Prüfen Sie daher unbedingt, ob sich die entnommenen Rücklagen immer im Hausgeld- oder einem anderen Konto Ihrer Gemeinschaft spiegeln.

4. Denken Sie über eine Beiratshaftpflichtversicherung nach

Gerade in großen Eigentümergemeinschaften mit vielen Kostenpositionen in ihren Abrechnungen ist der Beirat, der diese prüft, besonders gefordert und damit auch besonders angreifbar, sollten bei der Prüfung kostspielige Fehler passieren. Hinzu kommt, dass man als Laien die sich ständig ändernden Rechts- und Steuervorschriften nicht immer im Blick hat. Deshalb empfiehlt sich der Abschluss einer Beiratshaftpflichtversicherung, deren Beitrag von der WEG zu tragen ist.

5. Lassen Sie sich per Beschluss von der Eigentümergemeinschaft für Ihre Tätigkeit für das jeweilige Kalenderjahr entlasten

Um auf der sicheren Seite zu sein, sollten sich alle Beiratsmitglieder von der Eigentümergemeinschaft “entlasten” lassen. Das heißt, die Eigentümergemeinschaft verzichtet per freiwilligem Mehrheitsbeschluss darauf, eventuelle Schadensersatzansprüche geltend zu machen, die in früheren Wirtschaftsjahren entstanden sind.