Die WEG Reform 2020 und die Möglichkeiten der Digitalisierung im Detail

„Die Versammlung ist nur beschlussfähig, wenn die erschienenen stimmberechtigten Wohnungseigentümer mehr als die Hälfte der Miteigentumsanteile vertreten “, hieß es im Wohnungseigentümergesetz aus dem Jahr 1951. Bis jetzt. Am 1. Dezember letzten Jahres trat die WEG Reform 2020 in Kraft. Neben einer vereinfachten Beschlussfähigkeit, einem flexibler aufgestellten Beirat oder dem individuellen Anspruch auf den Einbau einer E-Ladesäule tragen die Neuerungen – getrieben durch die Pandemie und doch längst überfällig – vor allem den schon lange vorhandenen digitalen Möglichkeiten Rechnung. Eigentümer können jetzt auch online per Videokonferenz an der WEG-Versammlung teilnehmen und sind dabei voll beschlussfähig.

Doch welche Auswirkungen hat die WEG Reform 2020 im Detail? Wie laufen Eigentümerversammlungen künftig ab? Finden dann Zusammenkünfte vor Ort überhaupt noch statt? Und können Abstimmungen per Video rechtssicher dokumentiert werden?

Weniger Papierkram – Einladung und Umlaufbeschlüsse per E-Mail

Wo bisher immer per Brief in Schriftform vom WEG Verwalter zur WEG-Versammlung eingeladen werden musste, reicht jetzt die Textform per E-Mail vollkommen aus. Die muss jetzt aber bereits drei statt zwei Wochen vor dem angesetzten Termin eingehen, um den Eigentümern eine größere Planungssicherheit zu geben. Achten Sie also auch bei uns ab sofort auf Ihren virtuellen Posteingang, Ihre Einladung zur nächsten Eigentümerversammlung wird Sie auf diesem Wege erreichen.

Auch Umlaufbeschlüsse sind jetzt in Textform möglich, etwa per E-Mail, Internetplattform oder App. Wenn während der Versammlung mangels ausreichender Informationen zu einem bestimmten Sachverhalt – beispielsweise zum Einbau einer Entkalkungsanlage oder zur Erneuerung der Fassade – noch keine endgültige Entscheidung gefällt werden kann, können die Wohnungseigentümer beschließen, diese in einem der Versammlung nachfolgenden Umlaufverfahren nachzuholen. Und zwar per Mehrheitsbeschluss via E-Mail. Von der WEG Reform 2020 profitieren sowohl kleinere als auch größere WEGs, die so schneller agieren, zu Entscheidungen kommen und das Beschlossene entsprechend frühzeitig umsetzen können. Langes Warten auf die nächste offizielle Versammlung ist nicht mehr notwendig.

Vor Ort dabei sein oder online einwählen – Sie haben die Wahl

Neben der neuen Möglichkeit, auch per Video bei der WEG-Versammlung dabei zu sein, dürfen Eigentümer auch weiterhin auf den ganz realen Stühlen vor Ort Platz nehmen. Die Reform sieht eindeutig hybride Veranstaltungen vor und hat die digitale Teilnahme in erster Linie als Ergänzung zur konventionellen Eigentümerversammlung geschaffen. Die Präsenzversammlung bleibt also – auch bei PANDION SERVICE – auch in Zukunft bestehen.

Zusätzlich kann die Eigentümergemeinschaft aber jetzt durch Beschluss die Online-Teilnahme an der Versammlung erlauben und dabei auch die konkreten technischen Bedingungen inklusive geschützter Zugänge etc. festlegen. Diese Entscheidungen müssen auch in den von uns betreuten Eigentümergemeinschaften in den nächsten Versammlungen noch getroffen werden und wir werden dies obligatorisch auf die jeweiligen Tagesordnungen setzen. Nicht möglich – oder zumindest auch im neuen WEG-Gesetz ausdrücklich nicht vorgesehen – ist die generelle Abschaffung der Präsenzversammlung durch Mehrheitsbeschluss.

Wer weder persönlich noch digital an der Versammlung teilnehmen kann, muss keine Vollmachten mehr schriftlich ausstellen und dem Bevollmächtigten im Original mitgeben, sondern kann dies künftig auch per E-Mail oder Fax tun. Entscheidend ist der rechtzeitige Eingang.

Durch die WEG Reform 2020 sind WEGs einfacher beschlussfähig – und auch die Online-Stimmen zählen

In der Vergangenheit kam es immer mal wieder vor, dass man während einer Zusammenkunft bei wichtigen und dringlichen Themen nicht weiterkam, weil nicht genug Eigentümer erschienen waren. Denn bisher galt eine WEG-Versammlung erst dann als beschlussfähig, wenn die vor Ort anwesenden Eigentümer zusammen mehr als die Hälfte der Miteigentumsanteile vertraten. War dies nicht der Fall, musste eine Wiederholungsversammlung einberufen werden, die dann allerdings stets beschlussfähig war.

Obwohl diese bei den von PANDION SERVICE betreuten Objekten in der Regel noch am selben Tag meist eine halbe Stunde später stattgefunden hat, weil das bereits in der Gemeinschaftsordnung vereinbart wurde, vermeidet das neu aufgelegte WEG-Gesetz den zusätzlichen Aufwand und die höheren Kosten solcher Wiederholungen spürbar – genauso wie es Zeitkonto und Nerven aller Eigentümer schont. Seit der Reform ist jede Versammlung automatisch beschlussfähig. Ganz unabhängig davon, wie viele Wohnungseigentümer persönlich anwesend sind, sich vertreten lassen oder sich online zugeschaltet haben.

Sichere Abstimmung per Smartphone und Software

Doch bei all der neuen Beschlussfähigkeit bleibt die Frage, wie die Abstimmung künftig im hybriden Zustand abläuft. Wer gibt wie seine Stimme ab? Ist das, was online passiert und entschieden wird, überhaupt rechtssicher? Und können so auch anonymisierte Abstimmungen durchgeführt werden?

Wir arbeiten bereits seit 2019 an einem Tool zur Abstimmungen bei Eigentümerversammlungen, um per Smartphone über eine eigens programmierte Software, die Ergebnisse lückenlos festhält, durchzuführen. Und werden dies mit dem neuen WEG-Gesetz nun noch schneller in die Realität umsetzen und fortlaufend verbessern. Auch bei Versammlungen, die nicht online stattfinden, soll das Tool die Abstimmung wie Auszählung beschleunigen und damit den gesamten Ablauf effizienter machen.

Kann ich durch die WEG Reform 2020 ab jetzt per Videokonferenz an meiner Eigentümerversammlung teilnehmen?

Ja, das ist jetzt rechtlich und auch technisch möglich. Ihre erste Eigentümerversammlung in diesem Jahr wird allerdings noch wie gewohnt stattfinden. Denn Sie müssen als Gemeinschaft noch per Mehrheitsbeschluss entscheiden, ob neben der weiterhin bestehenden Präsenzversammlung eine Online-Teilnahme möglich ist. Erst in der darauf folgenden Versammlung kann es dann virtuell losgehen. Wie Sie sich einwählen können und wie unsere dafür entwickelte Software funktioniert, erklären wir Ihnen selbstverständlich im Vorfeld en detail.

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Toni Altindagoglu

Toni Altindagoglu

Toni Altindagoglu ist Immobilienkaufmann und Geschäftsführer der PANDION SERVICE. Zuvor war Altindagoglu als Abteilungsleiter beim größten Kölner Wohnungsunternehmen beschäftigt. Seit 2015 zeichnet er verantwortlich für die PANDION SERVICE. Spezialgebiet ist die Verwaltung anspruchsvoller Immobilien.