Wie läuft’s mit der hybriden WEG-Versammlung? Ein Blick auf unsere Erfahrungen der letzten zwei Jahre

Toni Altindagoglu: Im Großen und Ganzen ein klares Nein. Verwalter befürchten anfangs oft, dass hybride WEG-Versammlungen zu technisch und kompliziert sind, ändern ihre Meinung in der Regel dann aber aufgrund der einfach und klar gehaltenen Software-Struktur sehr schnell. Auch unsere Eigentümer stehen der Hybrid-Versammlung sehr positiv gegenüber. Wir haben diese mittlerweile in so gut wie allen von uns verwalteten WEGs beschlossen und das wurde durchweg angenommen – es gab so gut wie niemanden, der hier sein Veto eingelegt hat oder der aktuell unzufrieden ist.

TA: Weil es einfach Sinn macht und nützlich ist. Vor allem für größere WEGs mit Eigentümern bzw. Teilnehmern, die aus ganz Deutschland oder auch aus dem Ausland kommen, etwa aus Österreich. Vor der Änderung des WEG-Gesetzes mussten meist zwei Tage für die Präsenz-Teilnahme eingeplant werden. An- und Abreise waren aufwendig. Das fällt jetzt weg und gleichzeitig nehmen spürbar mehr Personen an den Versammlungen teil. Das ist nicht nur mit Blick auf die Teilnehmerliste ein großer Vorteil, sondern bereichert die Diskussion und erleichtert die Entscheidungsfindung. Aber auch kleinere WEGs, in denen noch sehr oft reine Präsenzveranstaltungen durchgeführt werden, sollten hybride WEG-Versammlungen nicht scheuen. Alle, die in der Nähe wohnen sowie Eigennutzer, sind damit flexibler – das bietet Vorteile sowohl für ältere Menschen als auch für Familien mit kleinen Kindern.

TA: Insbesondere die Stimmauszählung – die dauerte nämlich vor der WEG-Reform immer lange. Vor allem dann, wenn die Beschlüsse mit 50,5 oder 49,9 Prozent extrem knapp waren und man mehrmals auszählen musste. Gerade bei großen Gemeinschaften waren die langwierigen und fehleranfälligen Auszählungen per Stimmzettel und Excel nicht mehr zeitgemäß. Deshalb war dies auch der erste Schritt hin zu unserem digitalen Angebot rund um die WEG-Versammlung, den wir mit VULCAVO angestoßen haben.

DA: Ja, ursprünglich wollten wir diese Thematik schon für die reine Präsenzveranstaltung angehen und die digitalen Möglichkeiten zur Unterstützung nutzen. Daraus hat sich dann Schritt für Schritt unsere Komplettlösung für hybride WEG-Versammlungen entwickelt. Jetzt stimmen alle – ob vor Ort oder zugeschaltet – per Smartphone oder am Desktop ab. Das Ergebnis liegt sekundenschnell vor und muss bei knappen Entscheidungen nicht noch einmal überprüft werden.

TA: Und es geht noch weiter. Bei dringenden Entscheidungen, beispielsweise über eine anstehende Sanierung, kann man so „einmal schnell“ zur Versammlung laden und den einen anstehenden Beschluss mit wenig Aufwand durchziehen. Das bietet sich ebenfalls bei einem Umlaufbeschluss an, bei dem jedes WEG-Mitglied zustimmen muss.

TA: Ja, rechtlich ist die Stimmerhebung im neuen WEG-Gesetz abgesichert. Sollten Zweifel an der Stimmauszählung aufkommen, kann man sehr schnell und genau nachweisen, wer wann und vor allem wie abgestimmt hat. VULCAVO hat hier einen Zeitstempel in die Erhebung und Auswertung integriert. Die digitale Auswertung bietet, wenn Beschlüsse angefochten werden, eine viel klarere Datenlage, als das in Zeiten manueller Stimmauszählung der Fall war. Rechtlich ist man so auf jeden Fall auf der weitaus sichereren Seite.

DA: Neben der vereinfachten Stimmauszählung während der hybriden Eigentümerversammlung läuft es jetzt im Nachgang schneller und reibungsloser – dank automatischer Protokollierung. VULCAVO liefert das automatisch, inklusive Tagesordnung samt Beschlussfassung. Der Verwalter muss höchstens noch Feinheiten individuell anpassen, der Aufwand für die Nachbereitung ist deutlich geringer als vorher. Entsprechend freut sich der Eigentümer, wenn das Protokoll quasi postwendend kommt und nicht mehrere Wochen auf sich warten lässt, wie das früher häufig der Fall war.

TA: Und da sind wir dann wieder beim zeitlichen Aspekt. Keine Anreise, schnellere Feststellung der Anwesenheit, vereinfachte Auszählung und Beschlussfassung – damit kann man die Versammlung rund eine Stunde früher beginnen als gewohnt. Und man sitzt nicht mehr so lange. WEG-Versammlungen sind jetzt spürbar effizienter.

DA: Übrigens spielt auch Nachhaltigkeit in diesem Zusammenhang eine Rolle. Wo weniger Menschen per Auto, Bahn oder gar Flugzeug anreisen, wo keine Stimmzettel mehr gebraucht werden und Einladungen sowie Protokolle digital versendet werden, reduziert sich auch der CO2-Fußabdruck einer jeden Veranstaltung.

DA: Sobald hybride WEG-Versammlungen von der Gemeinschaft beschlossen wurden, kann es losgehen. Der Verwalter legt die Versammlung in VULCAVO an und überträgt alle Daten in das System. Wenn dann steht, erhalten die Eigentümer die Einladung mit Link und Zugangskennwort. Und dann ist man quasi schon dabei. Mehr braucht es nicht – weder eine Registrierung vorab, auch keine App und vor allem kein langfristiges Passwort, das man dann doch nur verliert.

Während des Events ist man über seinen Desktop live dabei, wird von den Teilnehmern vor Ort über Leinwand gesehen und gehört, wenn man etwas beitragen möchte. Die Stimmabgabe läuft dann über den digitalen Stimmzettel auf dem eigenen Desktop oder in der Präsenzveranstaltung per Smartphone. Letztlich kann nichts schiefgehen und man muss nicht technikaffin sein. Das Programm ist selbsterklärend und zeigt immer den nächsten logischen Schritt an.

DA: Es ist vor allem die Hardware, die sich der Verwalter für die reibungslose Durchführung einer Hybrid-Veranstaltung zulegen und richtig aufbauen und anschließen muss. Das kostet zu Beginn ein wenig Mühe. Mischpult, Interface, PC, mindestens Mikros für Verwalter und Teilnehmer, Boxen, Beamer, Präsentation – das klingt nicht nur komplex, sondern ist es auch ein Stück weit. Das richtige Setup muss erst einmal gefunden und justiert werden. Wie handelt man das mit dem Zu- und Abschalten von Teilnehmern für Redebeiträge beispielsweise? Hier haben auch wir unseren ursprünglichen Aufbau in den vergangenen eineinhalb Jahren stetig optimiert und sind jetzt bereits deutlich einfacher aufgestellt.

Außerdem nehmen wir ständig Verbesserungen an der Software selbst vor. Zu Beginn haben sich nämlich Performance-Grenzen aufgrund der schieren Masse der Teilnehmer gezeigt. Das haben wir dann angepasst. Und so machen wir das im steten Praxis-Austausch mit PANDION auch weiterhin.

DA: Nein, die Möglichkeit wird es auch weiterhin geben. Auch reine Präsenzveranstaltungen bleiben in vielen WEGs bestehen. Lösungen wie VULCAVO ergänzen sie nur – um die Möglichkeit, die Stimmauszählung auch vor Ort zu automatisieren oder, um per PC, Laptop, Tablet oder Smartphone teilzunehmen. Wo auch immer man sich gerade befindet.

TA: Und wenn die reine Online-Versammlung irgendwann im WEG-Gesetz verankert ist, wird es immer noch eine individuelle Entscheidung der jeweiligen WEG bleiben, in welcher Form sie zusammenkommen möchte. Aber wir sehen eine klare Tendenz. Ich bin gespannt, was wir in den kommenden Jahren noch effizienter und einfacher gestalten können – für uns als Verwalter wie auch für die Eigentümer.

Vielen Dank für das Gespräch.