Eine mehr oder weniger weite Anfahrt, langwierige Stimmauszählung und meist ein ellenlanger Abend – so kennt man die klassische Eigentümerversammlung. Zumindest bis zum 30. November 2020. Einen Tag später trat das neue WEG-Gesetz in Kraft und mit ihm die Möglichkeit, hybride WEG-Versammlungen als Mix aus Präsenz- und Online-Veranstaltung durchzuführen und dabei voll beschlussfähig zu sein.
Gesagt, aber nicht unbedingt gleich getan. Denn die passende Rundum-Software für die rechtssichere Durchführung digitaler WEG-Versammlungen gab es zu dem Zeitpunkt noch nicht. Schnelle – aber auch gute – Lösungen mussten her, um die digitalen Neuerungen im WEG-Gesetz auch in der Praxis nutzen zu können. Hier hat vor allem VULCAVO Pionierarbeit geleistet. Der Software-Entwickler tüftelte bereits seit 2018 – im Tandem mit der PANDION SERVICE – an einer Möglichkeit, die manuelle Stimmauszählung zu automatisieren und damit schneller und unkomplizierter zu machen. Zunächst ging es darum, eine Software zu entwickeln, die Abstimmungen per Smartphone und Tablet ermöglicht. Daraus wurde ein digitales Komplettpaket inklusive der erforderlichen Videokonferenz-Lösung. Eigentümer können online aktiv teilnehmen und per Smartphone oder am Desktop abstimmen. Verwalter erhalten Teilnehmerlisten, Auszählungen, Ergebnisse und Protokolle auf Knopfdruck.
Mittlerweile laufen so gut wie alle unserer WEG-Versammlungen mit Unterstützung des Tools ab. Wie kam das digitale Angebot an? Wie einfach ist es zu nutzen? Was muss man als Eigentümer tun, um online teilzunehmen? Erleichtert die hybride Versammlung den Ablauf wirklich so spürbar im Vergleich zu vorher? Und welche Hürden sind noch zu nehmen?
Denis Agca, Gründer und Geschäftsführer von VULCAVO, und Toni Altindagoglu, Geschäftsführer der PANDION SERVICE, blicken gemeinsam zurück auf die vergangenen zwei Jahre und geben einen Ausblick auf die kommenden. Ein Interview:
Wie wird das digitale Angebot der hybriden WEG-Versammlung bisher angenommen? Gibt es hier und da noch Zweifel oder Zurückhaltung?
Toni Altindagoglu: Im Großen und Ganzen ein klares Nein. Verwalter befürchten anfangs oft, dass hybride WEG-Versammlungen zu technisch und kompliziert sind, ändern ihre Meinung in der Regel dann aber aufgrund der einfach und klar gehaltenen Software-Struktur sehr schnell. Auch unsere Eigentümer stehen der Hybrid-Versammlung sehr positiv gegenüber. Wir haben diese mittlerweile in so gut wie allen von uns verwalteten WEGs beschlossen und das wurde durchweg angenommen – es gab so gut wie niemanden, der hier sein Veto eingelegt hat oder der aktuell unzufrieden ist.
Denis Agca: Mehr als 70 Verwalter und mehr als 500 durchgeführte Versammlungen – letztlich zeigen es auch unsere allgemeinen Zahlen: Das Konzept der hybriden Eigentümerversammlung wird angenommen, funktioniert und ist eigentlich auch schon gar nicht mehr wegzudenken.
”Die hybride Versammlung wird angenommen, funktioniert und ist gar nicht mehr wegzudenken.
Denis Agca
TA: Weil es einfach Sinn macht und nützlich ist. Vor allem für größere WEGs mit Eigentümern bzw. Teilnehmern, die aus ganz Deutschland oder auch aus dem Ausland kommen, etwa aus Österreich. Vor der Änderung des WEG-Gesetzes mussten meist zwei Tage für die Präsenz-Teilnahme eingeplant werden. An- und Abreise waren aufwendig. Das fällt jetzt weg und gleichzeitig nehmen spürbar mehr Personen an den Versammlungen teil. Das ist nicht nur mit Blick auf die Teilnehmerliste ein großer Vorteil, sondern bereichert die Diskussion und erleichtert die Entscheidungsfindung. Aber auch kleinere WEGs, in denen noch sehr oft reine Präsenzveranstaltungen durchgeführt werden, sollten hybride WEG-Versammlungen nicht scheuen. Alle, die in der Nähe wohnen sowie Eigennutzer, sind damit flexibler – das bietet Vorteile sowohl für ältere Menschen als auch für Familien mit kleinen Kindern.
Flexibler und kein Anreise-Aufwand mehr – die Vorteile liegen auf der Hand. Was erleichtern Hybrid-Modell und Software noch?
TA: Insbesondere die Stimmauszählung – die dauerte nämlich vor der WEG-Reform immer lange. Vor allem dann, wenn die Beschlüsse mit 50,5 oder 49,9 Prozent extrem knapp waren und man mehrmals auszählen musste. Gerade bei großen Gemeinschaften waren die langwierigen und fehleranfälligen Auszählungen per Stimmzettel und Excel nicht mehr zeitgemäß. Deshalb war dies auch der erste Schritt hin zu unserem digitalen Angebot rund um die WEG-Versammlung, den wir mit VULCAVO angestoßen haben.
DA: Ja, ursprünglich wollten wir diese Thematik schon für die reine Präsenzveranstaltung angehen und die digitalen Möglichkeiten zur Unterstützung nutzen. Daraus hat sich dann Schritt für Schritt unsere Komplettlösung für hybride WEG-Versammlungen entwickelt. Jetzt stimmen alle – ob vor Ort oder zugeschaltet – per Smartphone oder am Desktop ab. Das Ergebnis liegt sekundenschnell vor und muss bei knappen Entscheidungen nicht noch einmal überprüft werden.
TA: Und es geht noch weiter. Bei dringenden Entscheidungen, beispielsweise über eine anstehende Sanierung, kann man so „einmal schnell“ zur Versammlung laden und den einen anstehenden Beschluss mit wenig Aufwand durchziehen. Das bietet sich ebenfalls bei einem Umlaufbeschluss an, bei dem jedes WEG-Mitglied zustimmen muss.
Gut zu wissen: Mit einem Umlaufbeschluss kann eine WEG einen bindenden Beschluss treffen, ohne dass eine Versammlung abgehalten werden muss. Dafür wird ein Beschlussantrag an alle Eigentümer versendet und muss von einstimmig akzeptiert werden. Seit der WEG-Reform ist die Beschlussfassung nun digital möglich.
Sind die digitalen WEG-Beschlüsse denn rechtlich sicher?
TA: Ja, rechtlich ist die Stimmerhebung im neuen WEG-Gesetz abgesichert. Sollten Zweifel an der Stimmauszählung aufkommen, kann man sehr schnell und genau nachweisen, wer wann und vor allem wie abgestimmt hat. VULCAVO hat hier einen Zeitstempel in die Erhebung und Auswertung integriert. Die digitale Auswertung bietet, wenn Beschlüsse angefochten werden, eine viel klarere Datenlage, als das in Zeiten manueller Stimmauszählung der Fall war. Rechtlich ist man so auf jeden Fall auf der weitaus sichereren Seite.
Was sind weitere Vorteile der hybriden Eigentümerversammlung?
DA: Neben der vereinfachten Stimmauszählung während der hybriden Eigentümerversammlung läuft es jetzt im Nachgang schneller und reibungsloser – dank automatischer Protokollierung. VULCAVO liefert das automatisch, inklusive Tagesordnung samt Beschlussfassung. Der Verwalter muss höchstens noch Feinheiten individuell anpassen, der Aufwand für die Nachbereitung ist deutlich geringer als vorher. Entsprechend freut sich der Eigentümer, wenn das Protokoll quasi postwendend kommt und nicht mehrere Wochen auf sich warten lässt, wie das früher häufig der Fall war.
TA: Und da sind wir dann wieder beim zeitlichen Aspekt. Keine Anreise, schnellere Feststellung der Anwesenheit, vereinfachte Auszählung und Beschlussfassung – damit kann man die Versammlung rund eine Stunde früher beginnen als gewohnt. Und man sitzt nicht mehr so lange. WEG-Versammlungen sind jetzt spürbar effizienter.
DA: Übrigens spielt auch Nachhaltigkeit in diesem Zusammenhang eine Rolle. Wo weniger Menschen per Auto, Bahn oder gar Flugzeug anreisen, wo keine Stimmzettel mehr gebraucht werden und Einladungen sowie Protokolle digital versendet werden, reduziert sich auch der CO2-Fußabdruck einer jeden Veranstaltung.
Wie läuft denn so eine hybride WEG-Versammlung mit Teilnehmern vor Ort sowie „remote“ am Bildschirm überhaupt ab?
DA: Sobald hybride WEG-Versammlungen von der Gemeinschaft beschlossen wurden, kann es losgehen. Der Verwalter legt die Versammlung in VULCAVO an und überträgt alle Daten in das System. Wenn dann steht, erhalten die Eigentümer die Einladung mit Link und Zugangskennwort. Und dann ist man quasi schon dabei. Mehr braucht es nicht – weder eine Registrierung vorab, auch keine App und vor allem kein langfristiges Passwort, das man dann doch nur verliert.
Während des Events ist man über seinen Desktop live dabei, wird von den Teilnehmern vor Ort über Leinwand gesehen und gehört, wenn man etwas beitragen möchte. Die Stimmabgabe läuft dann über den digitalen Stimmzettel auf dem eigenen Desktop oder in der Präsenzveranstaltung per Smartphone. Letztlich kann nichts schiefgehen und man muss nicht technikaffin sein. Das Programm ist selbsterklärend und zeigt immer den nächsten logischen Schritt an.
Klingt sehr anwenderfreundlich. Was läuft denn noch nicht so rund bzw. welche Hürden sind nach den zwei Jahren noch zu nehmen?
DA: Es ist vor allem die Hardware, die sich der Verwalter für die reibungslose Durchführung einer Hybrid-Veranstaltung zulegen und richtig aufbauen und anschließen muss. Das kostet zu Beginn ein wenig Mühe. Mischpult, Interface, PC, mindestens Mikros für Verwalter und Teilnehmer, Boxen, Beamer, Präsentation – das klingt nicht nur komplex, sondern ist es auch ein Stück weit. Das richtige Setup muss erst einmal gefunden und justiert werden. Wie handelt man das mit dem Zu- und Abschalten von Teilnehmern für Redebeiträge beispielsweise? Hier haben auch wir unseren ursprünglichen Aufbau in den vergangenen eineinhalb Jahren stetig optimiert und sind jetzt bereits deutlich einfacher aufgestellt.
Außerdem nehmen wir ständig Verbesserungen an der Software selbst vor. Zu Beginn haben sich nämlich Performance-Grenzen aufgrund der schieren Masse der Teilnehmer gezeigt. Das haben wir dann angepasst. Und so machen wir das im steten Praxis-Austausch mit PANDION auch weiterhin.
”Künftig soll auch die reine Online-Versammlung möglich sein. Und das ist längst überfällig.
Toni Altindagoglu
TA: Mit Blick aufs aktuelle WEG-Gesetz gibt es noch Hürden bzw. Weiterentwicklungspotenzial. Bisher muss die WEG-Versammlung noch hybrid abgehalten werden, also immer auch einen Präsenzrahmen bieten. Das soll sich ändern. Künftig soll auch die reine Online-Veranstaltung möglich sein. Was an sich längst überfällig ist. Denn wenn man als Verwalter Präsenz wie online bieten muss, fällt der Organisationsaufwand mit Blick auf die Raumbuchung ja nicht weg – und am Ende sitzen dann nur zwei Leute auf den Stühlen. Weitergedacht vereinfacht die reine Online-Durchführung die WEG-Versammlung erheblich, z.B. bei dringend erforderlichen Sanierungbeschlüssen, die man zuvor mit einer verkürzten Ladefrist aufgrund der Dringlichkeit extra einberufen hat.
Stirbt die Präsenz-Versammlung dann schon bald aus?
DA: Nein, die Möglichkeit wird es auch weiterhin geben. Auch reine Präsenzveranstaltungen bleiben in vielen WEGs bestehen. Lösungen wie VULCAVO ergänzen sie nur – um die Möglichkeit, die Stimmauszählung auch vor Ort zu automatisieren oder, um per PC, Laptop, Tablet oder Smartphone teilzunehmen. Wo auch immer man sich gerade befindet.
TA: Und wenn die reine Online-Versammlung irgendwann im WEG-Gesetz verankert ist, wird es immer noch eine individuelle Entscheidung der jeweiligen WEG bleiben, in welcher Form sie zusammenkommen möchte. Aber wir sehen eine klare Tendenz. Ich bin gespannt, was wir in den kommenden Jahren noch effizienter und einfacher gestalten können – für uns als Verwalter wie auch für die Eigentümer.
Vielen Dank für das Gespräch.
Noch mehr Praxiswissen: Wie PANDION SERVICE durch Pionierarbeit ihre Prozesse rund um die Eigentümerversammlung optimieren und Zeitaufwände minimieren konnte.
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